Passer de bibliothèque associative à municipale

[Giss]

Bonjour,

 

Je vais passer un entretien pour travailler dans une bibliothèque qui est associative. La municipalité souhaite la passer en bibliothèque municipale. Il s'agit donc d'un recrutement pour mettre les choses à plat et étudier comment la faire évoluer (augmentation des plages d'ouverture, création d'un secteur cd/dvd, animations ...).

Seulement, la responsable du bureau de l'association en place (une bénévole) est très fermée à ce sujet et voit la venue d'une salariée comme quelqu'un qui va ranger LEURS livres. Ouille ouille ouille ! Autant dire que si je suis recrutée, j'aurai du travail avec elle. Elle est paraît-il très dure, mais je souhaite agir avec diplomatie avec elle pour travailler en collaboration avec l'équipe de bénévoles en place. Je suis très motivée par ce poste !

 

En fait, je voulais savoir comment se passe concrètement le changement de statut d'une bibliothèque, car je compte en parler lors de l'entretien, pour savoir où ils en sont. En effet, lors de mon arrivée ma situation et le poids que j'aurai vis à vis de la responsable de l'association sera bien différente en fonction de qui a la charge de la structure.

 

Help !

[B. Majour]

Bonjour

Déjà un petit coup d'oeil sur ce topic :
http://www.agorabib.fr/index.php/topic/336-des-b%C3%A9n%C3%A9voles-en-biblioth%C3%A8que

vous aidera à vous faire une idée du travail avec les bénévoles en bibliothèque.

Normalement, la salariée ne vient pas ranger "LEURS" livres, mais permettre une ouverture plus importante, donc un afflux de lecteurs (mercredi et samedi toute la journée) et surtout une pérennisation de la bibliothèque dans le temps.

C'est sûr que ça va changer certaines choses dans le fonctionnement de la bibliothèque.

Rien que l'extension des horaires et la présence constante du salarié, ça change la donne.

Même sans pousser les bénévoles dans les orties, être présent en permanence à l'écoute du public et de ses besoins, ça modifie les acquisitions (un peu), et surtout ça modifie la relation avec les usagers. Le salarié s'ancre dans le quotidien de la bibliothèque, il devient un élément incontournable.

Quelle est la crainte des bénévoles, car le principal problème est là.

1) être chassés
2) ne plus avoir accès aux acquisitions (à l'achat de certains titres en particulier)
3) perdre certains "privilèges" (comme de pouvoir lire les livres acquis en premier, ou devoir payer une cotisation souvent gratuite pour les bénévoles, etc.)
4) devoir obéir aux ordres (que l'on suppose toujours injustifiés), ou dans le même sens : être remis en cause dans ses pratiques, lorsqu'il n'y en a pas 25 000. (Perso, je penche plutôt pour des "expériences à tenter" : on teste, on regarde comment réagit le public.)

Bref, c'est la crainte de l'inconnu(e) qui peut présenter le plus gros obstacle.

Si la présidente de l'association est tranquillisée sur chacun des points précédents, elle ne sentira pas/plus menacée.

Je précise Présidente et non "la responsable du bureau de l'association", un bureau, c'est au minimum trois personnes : président, trésorier, secrétaire. Si vous devez travailler avec des bénévoles regardez un peu comment fonctionne une association. On est toujours plus crédible avec les bons termes.

Tant que le travail des bénévoles est respecté, et apprécié à sa juste valeur (point 2 et 3), il n'y a pas de raisons de conflits. En particulier si on n'arrive pas avec ses gros sabots de dictateur qui veut tout changer ;-).

Dans chaque bibliothèque, il y a une histoire qui s'est écrite.
Avec des moyens supérieurs, on peut en écrire la suite plus belle et plus pérenne.

Si le professionnel sait rajouter ses compétences à l'équipe en place, il n'y aura pas de problème.

 

Et quand bien même, certaines évolutions peuvent se faire dans le temps.
Recoter/réorganiser tout un fonds, ou changer les habitudes des usagers, ça ne peut se faire que dans le temps. Un temps dont va disposer le ou la salarié.
Pas la peine de brusquer les gens ou les équipes en place. (C'est vrai même avec des professionnels)

Pour ce qui est du changement de statut :
A part au niveau du budget (s'il était sous forme de subventions), de l'obligation d'encaisser les cotisations à l'ordre du Trésor public (et d'avoir la gestion d'une caisse à tenir), je ne vois pas trop ce qui pourrait changer.

Ah si : l'obligation de passer tous les achats via des mandats mairie, ce qui empêche certaines acquisitions type Ebay ou encore des achats spontanés où on sort le carnet de chèque de l'association (quand on dispose de la signature :-) ).
 
Hormis ça, je ne vois pas.
Tout le reste est identique au niveau de la gestion de la bibliothèque, puisqu'il n'y a pas 25 000 façon de pratiquer.

Pour ce qui est de la responsabilité, personnellement, je me pose toujours la question du qui est responsable entre la présidente bénévole et le professionnel en place.

Sur un temps ouvert par les bénévoles, je me vois mal être responsable.
Et sur un temps où je suis seul sur un créneau, je ne vois pas la présidente être responsable.

Pour le reste, comme je l'ai dit, appréciation du travail des bénévoles, ça veut dire co-gestion.
Co-gestion = co-responsabilité dans la marche de la structure.

Ceci pour répondre à cette interrogation sous-jacente :
"En effet, lors de mon arrivée ma situation et le poids que j'aurai vis à vis de la responsable de l'association sera bien différente en fonction de qui a la charge de la structure."

Co-gestion = co-responsabilité dans la marche de la structure = on avance ensemble.

Tout en sachant bien que le professionnel s'inscrit dans le temps. Et que, par sa présence plus longue, ses connaissances, le professionnel aura, à terme, la charge entière de la structure.

Pour savoir le poids que vous aurez, il vous suffit de calculer en temps de travail.
Temps de la présidente bénévole vs votre temps.

Si elle passe 15 heures sur la bibliothèque et vous 35, vous avez un poids de 70 %.

Là encore sur la peur de savoir qui dirige, j'estime qu'il s'agit d'une fausse crainte du professionnel.

Même en co-gestion, même avec une aide pour les achats, c'est bel et bien le professionnel qui dirige d'une main de velours.

Alors n'ayez pas peur de ça.

 

Ce qui est plus important, c'est le projet des élus, les budgets qu'ils vont y mettre... et ce qui les motive.

Leurs motivations, leur projet, c'est une chose que vous devrez tenir (ou viser) une fois en poste. Et il faudra leur poser la question de savoir s'ils en ont parlé avec l'équipe de bénévoles, dont la présidente. Si l'ambiance est sereine entre municipalité et bénévoles, ce sera le cas...

 

Et j'espère pour vous que ce sera le cas.

 

Bon courage pour votre entretien.

Et surtout, surtout, posez des questions d'avenir... si les motivations des élus sont hautes, la présidente a peu de chances de pouvoir suivre, en tout cas pas toute seule. C'est là où le professionnel glisse son pied dans la porte, et devient indispensable.

Bien cordialement
  B. Majour
 

[Ferris]

supprimé

 

Modifié le 23 août 2019 par Ferris

[Feecara]

Lors d'un transfert de statut il faut aussi que l'association (si elle est dissoute) transfére, donne ce qu'elle a pu acquerir pendant son temps de gestion. Les livres passent dans le patrimoine communal alors qu'ils appartenaient à l'association. Une simple déclaration suffit.

Mais il y a peu être encore un certain temps avant d'arriver à cette étape.

Bon courage

[Giss]

Merci pour vos réponses. J'espérais votre passage, Bernard (vous permettez que je vous appelle Bernard ? :-)) il me semble que vous avez eu une expérience approchante, d'après ce que j'ai pu lire sur ce forum.

 

Déjà pour le terme "présidente d'association", honte à moi, mon mari est membre de bureau d'une association, je mettrai donc cet écart de langage sur le dos de mon rhume et de la tête dans le pâté qui va avec (et avec extinction de voix en plus, en plein mois de juin ! Y a plus de saison, moi j'vous dis, mon brave monsieur ! ... Bref.).

 

Pour le travail avec les bénévoles, je connais pour avoir déjà travaillé dans des structures de taille similaire : avec un salarié et entre 12 et 15 bénévoles. Seulement les équipes étaient déjà en place, je n'ai donc pas connu les tâtonnements du début. De plus je suis entrée dans le milieu en faisant du bénévolat, j'ai une formation et expérience complètement différente de la bibliothèque. C'est pour ça que je parle de "travailler en collaboration avec l'équipe de bénévoles". J'ai conscience qu'ils ont leur importance, qu'ils sont l'histoire de la boutique (ce sont eux qui ont créé la structure il y a fort longtemps), qu'ils connaissent la commune et que leur présence est précieuse pour les petites structures avec un seul salarié qui est sur tout les fronts.

 

Pour les changements voulus pour la bibliothèque, j'ai déjà rencontré une élue et je sais ce qu'ils ont en tête : à long terme que la structure ressemble à celles où j'ai déjà travaillé ... : avec plus d'heures d'ouvertures, une politique d'acquisition plus professionnelle (le fonds romans du terroir est actuellement bien développé), un meilleur accueil des scolaires (mon pêché mignon !) avec l'implication de la bibliothèque dans les nouveaux rythmes scolaires (élément déclencheur du recrutement). Les instits vont actuellement à reculons à la bibliothèque. La municipalité a mis du temps à se décider à "prendre la main" (j'aime pas l'expression, mais mon rhume bloque mon cerveau) sur la bibliothèque, car justement les rapports sont tendus avec la présidente. D'ailleurs, ils souhaitent d'abord recruter en CDD, pour écrire les choses à faire évoluer, pour éviter le bras de fer. La présidente a déjà fait pleurer des personnes recrutées ponctuellement sur la bibliothèque. Ca leur fait peur ! Je compte faire passer les choses en douceur, c'est mon caractère et je souhaite éviter au maximum les conflits, ça ne ferait pas forcément avancer les choses. (et j'ai un poste fixe qui s'y joue !) 

 

Bernard, merci d'avoir explicité les craintes du bureau en place, effectivement c'est tout à fait ça, mais je n'avais pas les mots à mettre sur mon ressenti. Je suis plus de l'avis de Ferris, je pense que fonctionner en binôme avec la présidente n'est pas gérable. A priori, elle voudra garder le contrôle et je n'ai pas envie de devoir me battre en permanence pour avoir la part de la couverture qui me revient, j'aurai assez d'énergie à dépenser par ailleurs.

 

Pour en revenir à ma question de départ, d'après vos réponses j'en déduis qu'il y aurait deux façons de faire : continuer avec un salarié et un bureau (ça me semble casse-figure comme situation, non ?) ou la dissolution de l'association (et dans ce cas il faut transférer le statut). C'est ça ?

 

Je viens de passer une heure à vous répondre (interrompue il est vrai par des monstres qui ne veulent pas dormir) et j'ai l'impression de n'avoir répondu que partiellement. Je reprendrai tout ça demain pour compléter.

 

 

 

 

Question subsidiaire : vous arrivez dans une structure où les livres ne sont pas couverts, à de rares exceptions près. Que faites-vous ?

1/ Vous explosez le budget municipal pour tout couvrir ? (et investissez dans des bras de Shiva tant qu'à faire, ça pourra toujours resservir)

2/ Vous couvrez le fonds petit à petit, en même temps que les achats (en tenant compte de ce qui serra désherbé) ?

3/ Vous laissez tomber (vos bras et les livres avec) ?

[Isalabib]

Dans ce que vous décrivez au début ("Elle est paraît-il très dure") puis ce que vous précisez après ("Ca leur fait peur !"), le chemin semble tracé sans être tout à fait assumé par la collectivité.

On vous a dressé un portrait pas du tout flatteur de la situation (et de la présidente), tout en voulant prendre des précautions (on commence par un CDD...). Je trouve qu'on vous pré-conditionne au conflit tout en ne l'assumant pas complètement, grand classique !

 

Tous les conseils qui vous ont été donnés sont évidemment pertinents, j'ajouterai simplement que la connaissance nécessaire de la situation passe aussi par l'identification des petits jeux de pouvoir qui se trament derrière votre poste (l'élue qui veut virer la présidente d'asso mais pas de façon frontale), pour ne pas en faire les frais !

Donc oui : positionner le poste de responsable, vis-à-vis de l'asso (si elle reste) et vis-à-vis de la collectivité (à quel service, quelle direction est rattaché le poste). Le changement de statut avec dissolution de l'asso, OK, mais outre le clash, vous gérerez comment sans bénévoles ?

tout est donc dans le projet, comme disait l'autre.

 

PS : pour la question subsidiaire, très honnêtement, vous aurez pas autre chose à faire que de couvrir de vieux tromblons ??

ou alors vous refilez le boulot aux bénévoles, mais s'ils ne le faisaient pas avant, hum................ c'est pas gagné.

Si c'était moi, ce serait réponse 3 Jean-Pierre, et c'est mon dernier mot.

[Giss]

Isa, votre message me fait bien réfléchir ... j'ai eu d'autres échos extérieurs à la municipalité sur la présidente, confirmant son caractère sec. Je compte essayer d'établir un contact agréable en arrivant, je suis plutôt douce de caractère. Mais je sens que le climat est instable, c'est pour ça que je veux légitimer ma position dès le départ. En me relisant je me rends compte que je n'ai pas précisé que je serais recrutée en tant qu'employée municipale, pas au sein de l'asso (ce que mon premier message pouvait laisser croire). Et justement c'est là où c'est le flou pour moi : si la bibliothèque est toujours sous statut associatif, c'est la présidente la responsable de la structure, donc théoriquement elle qui prend les décisions, non ?

 

 

Pour la question subsidiaire, j'aurais personnellement penché pour la 2 : couvrir les ouvrages les plus récents ou plus susceptibles de sortir au fur et à mesure que les nouvelles acquisitions seraient couvertes. Parce que d'après ce que j'ai vu, il y a des livres bien quand même (un peu).

[Thotct]

Travaillant en Bdp, passant une bonne partie de mon temps à la gestion de ce genre de problèmes dans les bibs du réseau, je conseille la mise en place de groupes de travail qui se dérouleraient avec des élus (maire ou élu à la culture ou les deux + personnel (vous) + bénévoles intéressés + éventuellement personnel BDP). Cela permet de faire réfléchir les élus et les bénévoles sur ce qui est voulu pour la bib, de définir des objectifs, de préciser le rôle de chacun...

 

Ce qui est clair, c'est qu'il vous faut l'appui des élus. Qu'ils vous présentent devant l'équipe des bénévoles (qu'ils soient en association ou pas ne vous concerne pas, en théorie) et vous positionnent. C'est essentiel. Que vous soyez responsable de la bibliothèque (et je ne saurais trop vous le conseiller) ou non, il faut que ce soit dit par les élus, de façon directe. Lors de la réunion habituelle des bénévoles par exemple, ou alors il faut en mettre en place (attention : réunion des bénévoles, ce n'est pas un CA de l'asso).

Il est possible que l'association ne soit pas dissoute : dans ce cas, attention à plusieurs choses:

-A ce que les bénévoles actuels restent motivés, et heureux d'être bénévoles. Tout bête, mais sans ça...

-A ce que, comme dit Isalabib, il y ait bien cession des biens acquis par l'asso (grâce, souvent, aux subventions de la collectivité). Cela comprend potentiellement les documents, le matériel informatique, le mobilier, la licence du/des logiciels et la maintenance, le petit matériel, les assurances...

-Mettre à plat les "p'tites habitudes" prises, souvent empirique, jamais très claires : qui fait le ménage (pas les bénévoles, normalement), qui prépare quoi, qui a ls clefs de telle salle, comment sont les relations avec les scolaires et les assos locales ou les autres partenaires... De la recherche d'info, pas mal de déminage!

-Ce n'est pas parce que l'asso se maintient que le/la président(e) est automatiquement responsable de la bib. ça n'a rien à voir. Par contre, c'est l'un des interlocuteurs privilégiés du responsable, car les bénévoles adhérents lui délèguent des responsabilités.

-Ce n'est pas parce qu'il y a une association que tous les bénévoles doivent en être. La liste des bénévoles est tenue par la collectivité, et peut inclure des personnes ne désirant pas s'inscrire à l'asso. Une association est privée, une bibliothèque publique. Les élus peuvent par contre décider que l'asso comprendra tout les bénévoles, mais c'est un choix "particulier"... qui provient souvent d'un manque de compréhension du statut des bibliothèques publiques (et de celui des bibliothécaires volontaires).

 

Bref, beaucoup de travail de médiation, à faire sur la durée, pour rassurer élus et bénévoles, pour assurer un fonctionnement fluide et sans conflits. 

 

 

Pour la question de la couverture, je dis 2,5! Vous pouvez couvrir au fur et à mesure, en partant des plus récents pour aller vers les plus vieux (qui seront désherbés d'ici là...). Après, pas la peine de s'en préoccuper si vous avez des nouveautés à couvrir... A moins d'un bénévole surmotivé, ne perdez pas de temps, ce n'est clairement pas prioritaire!

[Ferris]

supprimé
 

Modifié le 23 août 2019 par Ferris

[Giss]

Ils bénéficient déjà du soutien de la BDP.

 

Je vous lis mais je mets mon cerveau sur pause, demain je passe l'oral du concours d'adjoint du patrimoine, et je suis très stressée. Je vais essayer de décompresser un peu. Vous me donnez pas mal de pistes de réflexion, je reprendrai ça quand la pression sera tombée (histoire de me remettre la pression pour l'entretien de fin de semaine ...).

[Polgara]

Bonjour Giss, 

nos situations se ressemblent un peu. 

J'ai été embauchée en avril en tant que responsable de la future bibliothèque municipale (en construction). Actuellement, il y a une petite bibliothèque associative, gérée par 3 bénévoles.

Je sais déjà que 2 d'entre elles ne souhaitent pas continuer, la dernière est très motivée.

Je ne pense pas rencontrer le même problème que le tien, et je pense que c'est en (grande) partie grâce aux élus: depuis des années, ce projet de bibliothèque municipale est annoncé. Depuis que les travaux ont commencé et que j'ai été embauchée, ils m'ont toujours présentée en tant que responsable de cette future structure, et m'ont légitimée à ce poste. 

Je pense qu'il faudra que tu en parles à ton entretien, pour moi c'est primordial et ça pourra t'éviter bien des soucis!

 

Depuis mon arrivée, j'ai commencé à constituer la future équipe de bénévoles, nous avons déjà fait 2 réunions, dont une avec le maire et le DG de la mairie, je pense que leur présence a été très importante (toujours pour des questions de "légitimité"). J'avais aussi invité des personnes de la BDP, cela a aussi été grandement apprécié. 

La prochaine réunion se fera juste entre nous, juste notre équipe!

 

J'espère t'avoir aidée un peu!

 

Et M***e pour demain!

[Isalabib]

M---E aussi !

 

Tu (on peut passer au "tu" ?) as bien identifié la problématique : "je veux légitimer ma position"

Les différentes contributions te montrent que cette légitimité ne viendra pas ex nihilo et pas de toi en 1er lieu, y compris avec tout le bagage professionnel que tu pourrais avoir.

Si le projet est de municipaliser, c'est à la municipalité (élus) et à son admnistration (DG) de le faire.

La BDP, à la fois extérieure à la situation (discours a priori + audible dans un contexte potentiellement conflictuel) et partenaire institutionnel, est évidemment à mettre dans la boucle.

bon courage !

[Giss]

J'ai repris tous vos messages un par un et la situation me paraît plus claire. Reste juste :

 

-Ce n'est pas parce que l'asso se maintient que le/la président(e) est automatiquement responsable de la bib. ça n'a rien à voir. Par contre, c'est l'un des interlocuteurs privilégiés du responsable, car les bénévoles adhérents lui délèguent des responsabilités.

-Ce n'est pas parce qu'il y a une association que tous les bénévoles doivent en être. La liste des bénévoles est tenue par la collectivité, et peut inclure des personnes ne désirant pas s'inscrire à l'asso. Une association est privée, une bibliothèque publique. Les élus peuvent par contre décider que l'asso comprendra tout les bénévoles, mais c'est un choix "particulier"... qui provient souvent d'un manque de compréhension du statut des bibliothèques publiques (et de celui des bibliothécaires volontaires).

 

 

J'ai travaillé avec des bénévoles, mais ils n'étaient pas en asso. Je ne vois pas à quoi sert l'association si la bib devient municipale. (je vais relire le sujet sur les bénévoles, j'aurai peut-être ma réponse en fait)

 

 

Polgara, ta situation est plus agréable. C'est plus facile de faire bouger les choses lors d'une construction. Mais ici ça a déjà été fait, ainsi que l'informatisation. Tu dois t'éclater à ton poste !

 

Isa, pas de problème pour le tutoiement, je préfère même.

 

Et les filles, je ne vous remercie pas pour vos gros mots : Ca porte malheur

[Isalabib]

Le maintien d'une asso, surtout dans le cas où la bibliothèque municipalisée en est issue, permet une transition plus facile pour les bénévoles qui s'y sont investis et ont envie de continuer à le faire, même d'une façon différente. C'est attendu par eux comme une forme de reconnaissance de leurs bons et loyaux services (leur légitimité à eux...).

Dans ce cas, il est conseillé de dissoudre l'ancienne et de créer la nouvelle avec de nouveaux statuts, qui formalisent le rôle nouveau de l'asso dans le cadre de la municipalisation. ça permet alors d'encadrer et de positionner le rôle des uns et des autres. Ex : "les bénévoles interviennent dans les activités de la bibliothèque sous la responsabilité de la personne mandatée par la commune".

L'asso peut aussi rassurer les bénévoles, elle est un peu leur "porte-voix", leur collectif vis-à-vis de la mairie (mais là encore, tout dépend de l'historique de la bibli et des gens). C'est + facile que d'être là à titre personnel.

 

Car l'existence d'une association ne préjuge pas de ses statuts. Une présidente d'asso qui serait "responsable" d'une structure municipale, dans le cadre légal ce serait une délégation de service public à cette asso. Et la salariée serait alors logiquement salariée de l'asso. La présidente représenterait l'employeur... un cauchemar ambulant si ça se passe mal !!!

(ça te semble fantaisiste ? et bien ceci est tiré d'histoires réelles...).

Modifié le 18 juin 2013 par Isalabib

[B. Majour]

Bonjour Giss

 

J'espérais votre passage, Bernard (vous permettez que je vous appelle Bernard ? :-))

 

Aucun problème, c'est bien mon prénom. On peut l'utiliser. 

 

 

"Question subsidiaire : vous arrivez dans une structure où les livres ne sont pas couverts, à de rares exceptions près. Que faites-vous ?"

 

Eh bien, il faut voir le contexte.

 

Couvrir les livres, ce n'est pas une obligation, c'est juste une manière de les faire durer plus longtemps, et aussi qu'ils soient plus attrayants. (accueil de la bibliothèque)

 

Avec des lecteurs soigneux, couvrir les livres n'est pas indispensable.

Dans les petites mains inexpérimentées, c'est juste plus prudent... encore que du café ou du jus d'orange, c'est plutôt le fait des grands.

 

Le contexte, c'est une question de budget.

Dans ma structure, il me faut environ 1000 euros pour couvrir 1000-1500 livres (c'est ce que ça engloutit sur mon budget, commande directe chez Filmolux), ça peut se transformer en remplacement de 50-100 bons livres très utilisés.

C'est un choix.

 

Comme celui d'économiser le temps de couverture.

 

Couvrir un livre, ça prend entre 10 et 15 minutes, parfois 20 dans les cas difficiles. Donc quelque chose comme cinq livres à l'heure. Pour 1000 livres ça représente 200 heures de travail. (4 heures par semaine si on est seul... en plus du reste.)

Ce qui doit expliquer le choix de ne pas couvrir.

 

 

Il y a un autre point qui m'amuse et me fait rire : "dissoudre l'association."

Oui, ça me fait bien rire.

 

Etant secrétaire de l'association qui gère la bibliothèque depuis ses débuts, je défie n'importe quel professionnel de vouloir dissoudre une association, sans en être membre. Et même membre, on doit suivre une procédure très particulière : assemblée extraordinaire, convocation des membres, vote à la majorité des membres.

Puis s'il y a dissolution, fermeture des comptes (avec délais de carence pour les chèques), répartitions des biens de l'association, déclaration en préfecture de la dissolution, etc.

 

 

D'ailleurs, si j'ai souvenir, on a eu ce cas d'une personne qui voulait prendre la main sur la bibliothèque, sans jamais y avoir été bénévole d'ailleurs, et qui parlait aussi de dissoudre l'association, comme ça, d'un claquement de doigt.

Dieu que cette personne tombait mal, puisque la présidente de notre association est la femme de l'adjoint culture. Très très mauvais plan.

 

Attention, je redis attention, parler de dissoudre une association, c'est stupide.

On peut changer les statuts d'une association (sans s'enquiquiner avec les redéclarations et Cie en préfecture, + comptes bancaires, et domiciliation et j'en passe).

Au pire, le maire peut retirer la délégation/gestion de la bibliothèque à l'association. (et se retrouver sans documents si le fonds appartient à l'association)

Mais en aucun cas il ne peut dissoudre une association. Ce n'est pas en son pouvoir.

 

Non, très mauvaise idée de parler de dissolution.

C'est juste mépriser les bénévoles, et là, oui, il y aura conflit et accueil glacial (mérité) à l'arrivée.

Parler de dissolution, c'est vouloir détruire le travail des bénévoles ou se l'approprier.

 

Vraiment la chose à éviter.

 

Surtout que l'association peut être impliquée dans bien d'autres domaines culturels sur la commune. C'est le cas de la nôtre.

Et il ne faut pas croire que nous étions présents à l'entretien de la personne précédente avec le maire, le bouche à oreilles, ça fonctionne bien dans les petites communes.

 

 

Isalabib précise:

"Car l'existence d'une association ne préjuge pas de ses statuts. Une présidente d'asso qui serait "responsable" d'une structure municipale, dans le cadre légal ce serait une délégation de service public à cette asso. Et la salariée serait alors logiquement salariée de l'asso."

 

Eh bien, ce n'est pas notre cas.

Je ne suis pas salarié de l'association, puisque fonctionnaire territorial mis à la disposition par la municipalité.

 

D'abord, c'est bien plus facile à gérer au niveau déclarations salariales et idem pour les avantages de la fonction publique. (Sacré merdier que les déclarations d'employés en association. Et il ne faut pas se tromper sous peine d'amendes des différents organismes type URSSAF, avec possibilités d'être traîné devant les Prud'hommes en cas de rupture abusive, et c'est le président qui sera responsable sur ses biens privés au besoin).

 

 

Tu l'as compris, Giss, comme ce qu'on te propose, je suis mis à la disposition de l'association pour gérer/co-gérer la bibliothèque.

 

Pour des raisons évidentes de gestion de la bibliothèque, je suis membre du CA de l'association. (Je l'étais déjà, ce qui facilite les choses. Mais sans l'être je le serais devenu pour savoir comment est utilisé le budget municipal... et pour avoir droit au chapitre.)

 

Donc, le mythe dont parle Ferris existe ! 

Je l'ai rencontré !!!

 

Ferris dit aussi, (avec inquiétude ?) :

"Si le salarié c'est surtout la possibilité d'ouvrir davantage parce qu'il est à plein temps, c'est mal parti."

 

Pourtant, c'est tout à fait sur ce point-là que mon poste a été créé : ouvrir plus.

(on est passé de 5 h 30 + 4 heures d'écoles, à 19 h + 5 h d'école. C'était le deal.)

 

Et si je regarde un peu le cas des futurs embauchés en formation BDP avec moi, c'était même le motif principal pour la plupart d'entre nous. Ouvrir plus.

 

 

Giss, tu posais une autre question :

"Si la bibliothèque est toujours sous statut associatif, c'est la présidente la responsable de la structure, donc théoriquement elle qui prend les décisions, non ?"

 

Quelque part, oui.

Pas de changement.

 

Par contre ce n'est pas la présidente, mais le bureau qui prend les décisions.

D'où l'importance d'en être membre, et même sans en être membre, en tant que bénévole on peut demander à voir les comptes de l'association pour connaître les répartitions budgétaires. De plus, dans notre commune, pour obtenir les subventions, la présentation des comptes de l'association est une obligation. S'il s'agit d'un budget municipal, les documents sont disponibles en mairie, puisque toutes les dépenses via mandats mairie y sont comptabilisés.

 

Autant de questions à poser aux élus :

- Comment se passe le décompte des associations ?

- Qui vérifie les dépenses de la bibliothèque ?

- Y a-t-il un vote du budget bibliothèque ? (la réponse est oui) Et à quelle date ?

(Si vous voulez les taquiner : sur quelles bases ?  0,50 euro, 1 euro par habitant ? 2 euros par habitant ?... 0,50, c'est la base plancher pour les très petites bibliothèques.)

 

- A combien se monte-t-il ?

- A combien se montera le prochain budget ?

- Et, hum hum, qui en aura la charge ?   ;-)

- Et qui aura la charge du surplus pour les nouvelles acquisitions CD/DVD/etc. ???

 

- Qu'est-ce que vous attendez de moi à ce sujet ?

 

Là, il faut bien noter les réponses, car elles vont définir l'axe de liberté du professionnel.

(surtout lorsqu'il est mis à disposition de l'association)

 

Ça va permettre d'aborder l'optique de la co-gestion.

Même si, être mis à disposition de l'association, ça implique peu ou prou de conserver la responsabilité de la structure à l'association, donc à la présidente et au bureau.

 

En même temps, il faut voir ce que l'on appelle co-gestion.

A quel moment ça pose problème.

 

Au moment des acquisitions ?

Au moment du choix des animations ?

A quel autre endroit ?

 

Est-ce qu'il faut perturber l'existant, au risque d'un conflit, ou bien continuer tout ce qui marche et corriger doucement vers du professionnel ?

 

Si tu vois/sens d'autres points critiques, Giss, il faut les mettre en avant lors de l'entretien pour que les élus les prennent en compte... pour, par la suite, te retrancher derrière "ordre du maire", à vous de voir avec lui.

Les conflits de ce genre, ce n'est pas au professionnel de les gérer. On a juste à les faire remonter pour que les élus prennent les décisions qu'ils estiment justes.

 

C'est ce que fait la BDP dans son rôle de conseil.

 

Si on te met à disposition, tu es un peu/beaucoup dans ce rôle de conseil professionnel.

 

Cependant, comme je l'ai précisé au début, quand on est à un poids de 70-80 % de temps de présence supérieur, on dépasse largement le rôle de conseil. On devient un pilier incontournable.

Quand on se montre professionnel, quand les premiers résultats sont là, en terme de croissance de fréquentation et d'emprunts, même les bénévoles sont obligés de reconnaître qu'il y a une différence.

 

Une différence qu'elles n'auraient pas pu assumer, seules.

Mais c'est le temps et les premiers résultats qui l'ont prouvé, à tout le monde.

 

 

Le temps permet aussi bien des choses.

Petit exemple, une fois titularisé, il devient impossible de mettre le fonctionnaire dehors.

Ce n'est pas le cas de l'association si le ou la présidente se montre particulièrement déraisonnable. (Entre temps, on ne peut pas interdire au professionnel de se présenter à un des postes du CA lors du renouvellement des mandats. Cf. les statuts de l'association pour connaître les dates de renouvellement des membres)

 

C'est pourquoi je n'ai aucune crainte à ce sujet : une fois le professionnel installé, c'est lui qui va diriger.

Ou codiriger avec l'association (même si cette co-direction devient plutôt une forme d'aide et de soutien de la part des bénévoles), car le professionnel devient toujours "le" référent de la bibliothèque. C'est lui le pivot central.

 

En plus, je ne te le cache pas, si la présidente est aussi pète-sec que tout le monde la décrit, il est fort probable qu'elle finisse par démissionner en cours de route.

Moins de boulot à faire = moins d'intérêt à y être.

 

Tout ça sans conflits, parce qu'il faut bien que tu justifies ta présence et ta paye de salarié(e).

Ce n'est pas ton choix, c'est la décision des élus.

 

Donc, quelque part, Ferris a raison : la co-direction est un mythe.

 

Mais si y croire peut faire plaisir à ceux qui ont oeuvré et même lutté plusieurs années durant pour en arriver là, je ne vais pas piétiner leurs illusions.

Et puis tant qu'il n'y a pas l'ouverture d'un second poste, la présence des bénévoles est indispensable pour conserver la continuité du service bibliothèque.

 

Maladie, congé, la bibliothèque continue à tourner.

C'est l'essentiel. (Pour moi, c'est l'essentiel, la continuité du service)

Comme le fait d'avoir plusieurs yeux sur la production éditoriale, et plusieurs oreilles dans la commune, des bénévoles par exemple. 

 

 

Voilà, je crois que j'ai fait le tour de ce que je peux te dire sur le sujet.

 

J'espère que ça pourra te servir.

            B. Majour

 

P.S. : ... et que tu as réussi ton oral.

[Giss]

Bon, j'aurai plusieurs points à éclaircir demain, car l'élue m'avait dit qu'ils n'avaient pas de visibilité sur les dépenses de l'association et qu'elle n'avait pas entendu parler de CA depuis des années. Alors que visiblement ça devrait être fait. J'ai trouvé des documents intéressants sur le site de ma BDP.

 

Pour les bases de subvention, on les a déjà évoquées avec l'élue !

 

 

Je pense que d'ici demain ils auront aussi de leur côté réfléchi à cette co-gestion, ils ont plus d'éléments à leur connaissance que moi, je vais me pencher sur les autres sujets qui vont être abordés lors de l'entretien. Du fait de ce post, je me focalise sur cet élément, primordial certes, mais faut pas que j'en oublie tout le reste.

 

 

Et oui, Bernard ce que tu me dis m'est bien utile.

 

 

 

Pour l'oral, on verra dans 15 jours ... (mi-figue mi-raisin)

[Ferris]

Bernard, je ne comprends rien à ta situation. Si je me réfère à quelques textes, ça m'apparait encore plus compliqué (c'est toujours comme ça...)

 

 

la mise à disposition auprès d’une association reconnue d’utilité publique ou d’une fondation ne figure pas à l’article 61-1 de la loi du 26/01/1984 fixant les cas de mise à disposition.Toutefois, une réponse du ministère de l’intérieur, de l’outre-mer et des collectivités en date du 2 août 2007 précise qu’un fonctionnaire pourrait être mis à disposition si l’association contribue « à la mise en oeuvre d’une politique nécessaire à l’exercice d’une mission de service public ». Et pour ça il faut une convention, et il y a une durée limite (3 ou 4ans ?) Il faut aussi un contrat de travail, et tu relèves du droit privé.(?)

 

 

Bien qu’il reste rattaché à son corps d’origine, le fonctionnaire mis à disposition pour effectuer un travail pour le compte d’une association est lié à cette dernière par un contrat de travail.

La Cour de cassation a récemment posé le principe que le fonctionnaire mis à disposition d’un organisme de droit privé pour accomplir un travail, est lié à cet organisme par un contrat de travail. [(Cette décision lève ainsi toute ambiguïté : quelles que soient les conditions de la mise à disposition, que l’association lui verse ou pas un complément de rémunération, qu’il effectue ou non des heures supplémentaires, la Cour de cassation considère que le fonctionnaire mis à disposition d’une association est lié à elle par un contrat de travail, sans qu’il soit nécessaire pour ce fonctionnaire de prouver qu’elle lui donnait des directives...)]

 

Un fonctionnaire peut être mis à disposition d’un organisme privé sous réserve que les fonctions confiées à l’agent correspondant aux seules activités de l'organisme liées au service public. Une circulaire ministérielle précise qu’il est nécessaire d’identifier préalablement à la mise à disposition, les missions de l’organisme qui concourent effectivement au service public, afin de connaître les postes susceptibles d’être occupés par les fonctionnaires. Les missions confiées au fonctionnaire devront être précisées dans la convention de mise à disposition (voir ci-dessous).

 

 

Ces dispositions concernent notamment la mise à disposition de fonctionnaires territoriaux auprès d'associations ou d’organismes privés à but non lucratif. Avant la réforme de la mise à disposition, celle-ci pouvait intervenir en l'absence d'exercice de missions de service public confiées par une personne publique. La réglementation prévoyait uniquement que l'association ou l'organisme, qui devait être à but non lucratif complète l'action de la collectivité publique. Le nouveau régime de la mise à disposition est donc plus restrictif. Désormais, une collectivité qui souhaite mettre un fonctionnaire à disposition d'une association doit vérifier que celle-ci s'est bien vue confier la gestion d'un service public.

La mise à disposition implique pour la collectivité ou l’organisme d’accueil l’obligation de rembourser à la collectivité d’origine la rémunération et les charges sociales correspondant au temps de mise à disposition. Peuvent s’ajouter, après accord entre les parties acté dans la convention de mise à disposition :

 La prise en charge financière des agents en congé de maladie ordinaire,

 La prise en charge de l’indemnité versée en congé de formation professionnelle demandé par l’agenta u cours de la mise à disposition,

 La prise en charge de l’allocation de formation versée à l’agent qui exerce son droit individuel à la formation (DIF).

L’organisme d’accueil prend en charge le coût des formations qu’il fait suivre à l’agent pour l’exercice des missions qu'il lui confie.

 

 

Donc, tu es payé indirectement par l'association qui  reverse tes charges à la mairie et tu fais partie du CA de l'association qui a établi le contrat de travail et la Convention ?  

[B. Majour]

Bonjour Ferris

 

Quand je parle d'une "mise à disposition" (j'aurais dû mettre des guillemets), ce n'est pas une mise à disposition telle qu'on l'entend dans la fonction publique, soit avec détachement auprès d'un organisme privé.

 

Non, là, on est dans un service municipal, avec un budget municipal et des locaux municipaux.

Là seule chose dont dispose l'association, c'est la gestion de la bibliothèque.

Plus exactement, l'association assure le fonctionnement du service bibliothèque. Elle a délégation de ce fonctionnement.

 

 

Mettre un agent pour assurer le service municipal n'a rien d'hérétique (enfin, il me semble), même si l'association continue à gérer le fonctionnement de ladite bibliothèque.

 

Je travaille donc dans une bibliothèque municipale associative.

Tout est municipal, même mon poste, sauf la délégation du fonctionnement.

 

C'est pourquoi, de fait, ce sera quand même moi le responsable au bout du compte.

Car la délégation peut cesser du jour au lendemain.

 

Ce qui ne serait pas le cas, nous sommes d'accord, avec une bibliothèque purement associative.

 

Si dans la situation de Giss, la municipalité peut placer (imposer ?) un agent, je pense qu'elle est dans le même cas que moi.

Sinon, il faudra accord de l'association (pas obligée du tout d'accepter le deal si elle est en autonomie via subventions, pas obligée du tout d'accepter tous les enquiquinements d'un employé à rémunérer, avec tous les risques dont j'ai parlé plus haut pour le président, même mis à disposition/détaché par la mairie + tout ce que tu rajoutes)

 

Dans le cas d'une association autonome, il n'y a pas trente-six solutions, c'est obligatoirement l'employé qui devra être responsable de la bibliothèque municipale dès qu'on aura retiré délégation de la gestion à l'association. (délai de carence nécessaire à respecter suivant la convention signée)... Tout ça si la mairie veut reprendre en main la bibliothèque municipale.

 

L'association n'est pas, alors, obligée de poursuivre son expérience bibliothèque. (à voir suivant les statuts, les nôtres sont basés sur l'action culturelle au niveau de la commune. La bibliothèque n'est qu'un des maillons de notre action associative.)

 

 

Dans mon cas, je pense que l'expression "mise à disposition" a été une façon, pour les élus, de présenter les choses sans trop bousculer les idées des bénévoles sur leur rôle. C'est une transition paisible.

 

Mais je ne me sens pas du tout "mis à disposition" , un jour ou l'autre la gestion deviendra municipale tout court, avec ses avantages et ses inconvénients. (inconvénients, car les achats par l'association se révèle quand même plus souple. L'administratif, c'est vraiment du lourd.)

 

J'espère que le cas de Giss est identique.

Sinon, oui, il faudra bien faire attention lors de l'embauche.

 

Bien cordialement

  B. Majour

[Isalabib]

C'est compliqué tout ça : il y a notre langage courant, et le langage juridique. Et les 2 ne se croisent pas toujours...

 

Bernard, tu écris que la municipalité a délégué la gestion de la bibliothèque à l'asso. Il s'agit donc au sens strictement juridique d'une "délégation de service public". Dont les textes légaux stipulent me semble-t-il qu'elle doit nécessairement faire l'objet d'une mise en concurrence. Pour la gestion de l'eau ou des ordures ménagères, ça nous parle un peu. Par contre, dans le cas d'une bibliothèque, cette étape semble disparaître. Or, dans l'absolu, une entreprise privée ou plutôt (restons proche de quelque chose de crédible !) une asso concurrente qui voudrait e...nuyer la municipalité pourrait attaquer pour défaut de mise en concurrence !

Alors, cette délégation, quelle forme a-t-elle chez vous ?

Modifié le 21 juin 2013 par Isalabib

[Ferris]

Ok. J'ai compris. Il y a bien le problème juridique que soulève isalabib, mais c'est vrai qu'il reste très théorique. Par contre , si je comprends bien, pour l'instant, une décision d'ordre budgétaire courante, un achat de materiel, un ordre de mission, une commande etc...tu dois la faire signer par la responsable de l'association, ou le trésorier ? Voire la soumettre, pour des investissements par exemple, à l'approbation du CA ? Et le fait que tu sois en mème temps membre du CA et fonctionnaire mis à disposition, donc avec les deux casquettes, ne pose pas de problème ?

 

Prenons un exemple précis : Tu dis "C'est pourquoi, de fait, ce sera quand même moi le responsable au bout du compte.Car la délégation peut cesser du jour au lendemain." Si l'Association met son veto à une commande, ou la revoit, la rature etc...tu as le pouvoir de l'imposer parce que c'est précisé dans la convention, ou bien tu peux l'imposer par le fait d'être au CA, ou bien c'est la menace de fin de délégation qui emportera le bout de gras ?

 

En fait ma question est une façon de revenir sur la "mythologie" des fonctionnements directionnels bicéphales ou  la co-gestion en général.

[B. Majour]

@Isalabib

Mise en concurrence pour du bénévolat ?

Je demande à voir. 
Surtout pour le cas de l'eau ou pour les ordures ménagères.

On parle quand même de bénévolat, et je ne crois pas que la mise en concurrence s'applique dans ce domaine.

Quand bien même, en cas de concurrence, c'est à la mairie de choisir quelle association doit gérer la bibliothèque.
Donc, ennuyer la mairie, ce serait partie perdue d'avance.

Et nous avons fait nos preuves depuis plus de seize ans maintenant.
A voir qui pourrait faire mieux... avec des bénévoles. 


Voilà, je viens de retrouver le document de la BDP de l'Yonne qui parlait de ce genre de bibliothèque en "régie associative".

http://www.yonne-biblio.fr/Ressources-numeriques/Wiki-outils/Le-statut-de-la-bibliotheque

2 La régie indirecte ou associative :
La gestion de la bibliothèque peut être confiée à une association de type loi 1901. La forme associative donne une autonomie financière à la bibliothèque. Il est également plus simple pour la mairie de verser une subvention globale à une association que de gérer des dépenses au jour le jour. Mais attention : un certain nombre de subventions, notamment pour les constructions et aménagements, ne peuvent s'appliquer à des bibliothèques en régie associative.

Si cette solution est choisie, il est nécessaire que la commune passe une convention écrite avec l'association, fixant les obligations respectives de la commune et de l'association par rapport à la bibliothèque. Le Maire sera membre de droit de cette association, le responsable de la bibliothèque Secrétaire.
Important : l'association devra affirmer le caractère de propriété communale de ses biens (matériel, livres), de façon à ce que sa dissolution éventuelle ne compromette pas l'existence de la bibliothèque."

Le responsable de la bibliothèque, Secrétaire.
Je ne sais pas le pourquoi de cette chose, sans doute parce que le secrétaire est au courant des documents qui circulent dans l'association. En même temps, je ne vois pas pourquoi ce serait le secrétaire plus que le ou la président(e) de l'association, voire un autre membre du CA.

@Ferris
"Par contre , si je comprends bien, pour l'instant, une décision d'ordre budgétaire courante, un achat de materiel, un ordre de mission, une commande etc...tu dois la faire signer par la responsable de l'association, ou le trésorier ? Voire la soumettre, pour des investissements par exemple, à l'approbation du CA ? Et le fait que tu sois en mème temps membre du CA et fonctionnaire mis à disposition, donc avec les deux casquettes, ne pose pas de problème ?"


Alors, un ordre de mission passe automatiquement par la mairie (normal, je suis fonctionnaire, je dois justifier de mon temps de travail).

Sinon, on ne signe pas grand chose dans les associations où il n'y a que des bénévoles.
(Dans le cadre de salariés de l'association, c'est autre chose, il y a le contrat de travail)

Par contre, on en parle.
Un achat de petit matériel, une commande est discutée par les membres du bureau.
(Je te rassure, ça se résume à : "on a besoin de couvrant filmolux, voilà le montant de la commande. Ok ?". Pour les achats, j'y vais avec la présidente, et on reçoit les démarcheurs à deux. J'apprécie ce double regard qui couvre une palette plus large.)

Pour ce qui est d'être membre du CA, tu le constates, ça permet de savoir ce qui se passe dans l'association, et aussi d'avoir son mot à dire sur les dépenses.

Prenons un exemple précis : Tu dis "C'est pourquoi, de fait, ce sera quand même moi le responsable au bout du compte.Car la délégation peut cesser du jour au lendemain." Si l'Association met son veto à une commande, ou la revoit, la rature etc...tu as le pouvoir de l'imposer parce que c'est précisé dans la convention, ou bien tu peux l'imposer par le fait d'être au CA, ou bien c'est la menace de fin de délégation qui emportera le bout de gras ?

Un veto, ou des ratures, oui, c'est une possibilité... comme le maire peut refuser de payer une facture qui n'aurait rien à faire dans une bibliothèque.

On est dans le même cas de figure.

En tant que membre du CA, je peux expliquer le pourquoi de certaines acquisitions, et ensuite chaque membre du CA peut choisir s'il est d'accord ou pas.
Idem, on peut justifier une facture auprès des services mairies et du maire.
Si c'est vraiment nécessaire, il y aura des raisons tangibles.

Reste que, comme je l'ai dit plus haut, c'est quand même moi qui suis - fort de ma présence continue - le plus au courant des besoins des lecteurs.
Je note chaque demande, et chaque manque (lecteur qui ne trouve pas un document et me le réclame), pour y apporter une solution.

Ensuite, on fait avec le budget municipal + les cotisations (que l'association récupère sur son compte pour acheter des documents et compléter le budget).

Et bien sûr, je note les besoins de lecture des bénévoles. Surtout celles qui lisent et vont pouvoir conseiller (me conseiller les bons livres à proposer sans que j'ai besoin de lire).


Pour ce qui est d'imposer, il n'y a pas de raisons particulières d'imposer les choses de manière aussi drue. (je pense, enfin j'espère - va savoir - que les professionnels ne sortent pas matraque et couteaux dès qu'il s'agit de faire des achats et de partager le budget . Eh bien, les bénévoles, c'est pareil ! )

Quant à la menace d'une fin de délégation, elle n'est pas de mon ressort.
Je rappelle, quand même, que seul le maire peut dénoncer cette délégation. Ce n'est pas le fonctionnaire qui peut se permettre cette décision de son propre chef. Il peut expliquer ce qui ne va pas, mais il n'a pas le pouvoir de décider par dessus les élus.

La décision revient toujours aux élus, et en particulier au Maire. Autorité de tutelle.


Il faut aussi rappeler que les bénévoles font tourner les bibliothèques, et qu'ils savent gérer les collections malgré tout. Formation BDP, comme bien des catégories C, pourtant responsables de structures.
Les bénévoles, ce ne sont pas des boeufs ignares fermés à tout dialogue. (Enfin, "je" ne suis pas fermé à tout dialogue, le reste peut-être )

Je crois même qu'il y a plus de dialogues et d'échanges au sein d'équipes bénévoles que dans les équipes professionnelles, où on peut faire péter le grade et les termes de "chef, oui, chef, à tes ordres" (pour mieux dire : ferme ta gueule et obéis, c'est moi le patron).

Evidemment, ça dépend des caractères. Une présidente autoritaire pourrait la jouer de la même manière. Mais une présidente d'association, ou un bureau, ça peut se déposer lors du renouvellement des mandats. Il suffit de se présenter contre. (Ce qui répond à Isalabib sur une éventuelle concurrence   )

Voilà comment fonctionne notre bi-céphalisme depuis maintenant 16 ans, dont 6 en tant qu'employé municipal. Pas besoin d'imposer les choses.


Allez, je pousse un peu le bouchon.
Dans le cas hypothétique où les membres de l'association (d'un nouveau bureau) voudraient s'accaparer le budget pour des achats sans intérêt de mon point de vue, je prendrais ça comme un test, une expérience.

Si leur sélection est bonne, elle doit faire aussi bien que mes acquisitions au bout d'un an, sinon j'aurais la preuve chiffrée que c'est moins bon. Et je pourrai en informer ma tutelle.

Si leur choix est exclusivement destiné à satisfaire leurs propres besoins, je leur parlerai de détournement de fonds publics à usage personnel.

Dans les deux cas, si le dialogue est impossible, j'établirai un rapport spécifiant les faits, puis je réclamerai l'usage exclusif du budget municipal pour éviter de dilapider le bien commun. Destinataire : association et tutelle.

A la tutelle de décider.
Pas à moi.

Je suis professionnel, je fais remonter l'information pour éclairer les décisions des élus.
Dans ce qui ne va pas, si le cas se présente.
Et dans ce qui va. Par exemple, mes bénévoles fournissent l'équivalent de 23 heures de travail  par semaine (hors vacances scolaires). Si l'association s'arrête, il faut une embauche sur ces 23 heures ! C'est tout !

Tant que je ne suis pas responsable exclusif de la structure, je dialogue pour le meilleur du service bibliothèque. Et mes bénévoles font partie de ce meilleur.

Bien cordialement
  B. Majour
 

[Ferris]

supprimé

Modifié le 23 août 2019 par Ferris

[michmaa]

Bonsoir,

 

Du temps a passé depuis notre dernière conversation à propos des bénévoles. Giss, j'ai pris un poste similaire à tout ce que tu décris il y a quelques mois. 

Sachant que la présidente de l'association est aussi une élue, que la bibliothèque est municipale à gestion associative sans que la mairie n'aie jamais vraiment contrôlé ce qui s'y faisait.... mon DGS me demande de tout soumettre à l'approbation de la présidente. Pas de problème, je me suis donc placée comme "expert-conseil" et je communique tout ce que je fais et tout ce que je veux faire à la présidente et à la DGS.

A la longue, je commence à trouver cela fatiguant car sans doute à cause du temps que je passe à la bib, je ressens la présidente comme particulièrement absente et plus comme un poids que comme un soutien dans la gestion de la bibliothèque et de l'équipe de bénévoles (peut être, le fameux critère temps évoqué par Bernard : "celui qui passe plus de temps est le responsable").

 

Pour moi, le passage en régie directe est une solution puisque, de fait, le professionnel devient responsable ... sauf que je ne vois pas encore comment on va négocier ce tournant précisément. j'ai trouvé dans cette discussion quelques pistes. Je pense qu'en effet il est important de garder l'association, modifier éventuellement son nom, changer ses statuts et définir clairement des missions.

La question : quelles missions ?

Avez vous autour de vous des exemples d'associations liées à des bibliothèques en régie directe ? des idées du contenu de leurs statuts et de la convention qui les lie à la mairie ?

J'imagine que l'association pourrait se retrouver en charge de missions d'animation, ce qui lui permettrait, entre autre, de continuer à gérer un petit budget. Pouvez-vous penser à d'autres choses ?

 

Bernard, dans la situation que tu décris, il y a un certain nombre de choses qui me dérangent (peut être à tort) du point de vue du statut des fonctionnaires. Entre autre, l'une des premières choses que j'ai apprises en commençant à travailler est que les fonctionnaires ne devaient en aucun cas percevoir d'argent (sauf quand prévu et strictement encadré), plus largement, je considère que je ne suis pas censée toucher à la caisse de l'association. Etre secrétaire, potentiellement disposer de la signature, a priori cela me parait limite. Mais je me mets peut être des barrières à tort car mes connaissances en droit sont lacunaires.

[B. Majour]

Bonjour Michmaa

Pour ta présidente, il faudra voir après les prochaines élections.

Mais tu peux aussi poser la question de savoir si elle a besoin de tout ce que tu lui communiques.
Les grandes lignes, ça peut suffire à un élu. (Pour mon maire, c'est une page maximum, voire deux, après ce sont des annexes)

A remarquer que certaines tutelles peuvent demander la même chose à l'agent responsable.
Pour, dans certains cas limites, éplucher les lignes d'acquisition et refuser quelques titres.
Tant pis si tu t'es déjà engagé auprès du fournisseur.

"(peut être, le fameux critère temps évoqué par Bernard : "celui qui passe plus de temps est le responsable")."

Tout à fait.
Au début de mon embauche, je faisais des mini-bilans semaine par semaine pour montrer la progression de fréquentation, puis au bout de six mois j'ai laissé tombé. La fréquentation montait, c'était net et confirmé.

"j'ai trouvé dans cette discussion quelques pistes. Je pense qu'en effet il est important de garder l'association, modifier éventuellement son nom, changer ses statuts et définir clairement des missions.

La question : quelles missions ?

Avez vous autour de vous des exemples d'associations liées à des bibliothèques en régie directe ? des idées du contenu de leurs statuts et de la convention qui les lie à la mairie ?"

Voici, dans nos statuts, ce qui concerne "Les moyens d'actions" (ce à quoi l'association s'engage) :
- Création d'un centre de lecture sur la commune
- Animation et développement de ce centre de lecture
- Organisation de manifestations culturelles ou de loisirs

Comme tu peux le voir, "animation et le développement du centre de lecture", c'est large.

Aucun besoin de changer les statuts, tout est compris dans la ligne 2.

L'action ou les actions, après, sont à envisager avec les bénévoles.
L'association peut arriver en support ou s'occuper ponctuellement d'une manifestation... sans présumer d'autres manifestations hors cadre bibliothèque (type Carnaval, fêtes de l'été, etc.)

J'imagine que l'association pourrait se retrouver en charge de missions d'animation, ce qui lui permettrait, entre autre, de continuer à gérer un petit budget. Pouvez-vous penser à d'autres choses ?

A d'autres choses ?

- Fourniture ponctuelle/permanente de bénévoles
    pour des travaux : rangement, pilon, inventaire, déménagement, etc.
    pour l'accueil des classes, du public, de publics spécifiques (RAM, EHPAD, Halte Garderie),
    pour préparation d'expositions, manifestations, surveillance
- Couverture des documents,
- Distribution de courrier sur la commune,
- Aide à l'acquisition...

On n'a pas encore tenté les dégustations in situ, ni la bibliothèque hors les murs, mais peut-être qu'un jour.

La liste n'est pas exhaustive.

Par exemple : le remplacement ponctuel lors de maladies, formations, rendez-vous BDP, rendez-vous en mairie, pause médecine du travail (qui tombe bien sûr en plein temps scolaire la plupart des fois).
Là, c'est vraiment bien d'avoir une bénévole pour assurer la permanence.



 Bernard, dans la situation que tu décris, il y a un certain nombre de choses qui me dérangent (peut être à tort) du point de vue du statut des fonctionnaires. Entre autre, l'une des premières choses que j'ai apprises en commençant à travailler est que les fonctionnaires ne devaient en aucun cas percevoir d'argent (sauf quand prévu et strictement encadré), plus largement, je considère que je ne suis pas censée toucher à la caisse de l'association. Etre secrétaire, potentiellement disposer de la signature, a priori cela me parait limite. Mais je me mets peut être des barrières à tort car mes connaissances en droit sont lacunaires.

Le problème, ou mon problème, c'est que je suis présent 16 heures sur les 18 heures d'ouverture au public. (89 % du temps public)
Donc, ne pas percevoir les cotisations, c'est mission impossible. Je ne vais pas demander aux gens de repasser le lundi pour payer à la présidente.


Est-ce que c'est prévu et encadré ?

Lors du paiement (en espèces ou en chèque), nous établissons un reçu à souche, plus une inscription au cahier de cotisations, plus une saisie sur l'ordinateur. Soit trois validations.

Ensuite, lors des comptes, chaque encaissement est consigné sur le cahier de trésorerie de l'association (avec le numéro du chèque inscrit sur ledit cahier. Cahier qui doit être présenté en cas de contrôle).

Ça me semble plus encadré (ou tout aussi encadré) qu'une perception de régie.

Je comprends le pourquoi d'un fonctionnaire qui ne doit pas toucher d'argent.
Même si, dans le cadre d'une bibliothèque, la corruption de fonctionnaire me paraît difficile, et surtout d'un intérêt douteux. (c'est plus efficace avec un sourire et des formules de politesse   ).

Dans le cadre des MAPA ? (Marché Public d'Achat)
Peut-être.
Toutefois, en petite bibliothèque, je doute que le jeu en vaille la chandelle.
Même en plus grosse.


Pour le fait d'être secrétaire, ça me paraît nécessaire dans la gestion du budget municipal et pour savoir ce qui se passe dans l'association. (principale raison d'être dans le CA)
Une dissolution pourrait impacter le fonctionnement du service bibliothèque, idem pour toute friction interne. Il est nécessaire de pouvoir y parer pour que les usagers ne se retrouvent pas sur porte close et pour que les prêts BDP, ainsi que tous les autres partenariats (école, autres structures communales) soient préservés.

C'est toujours dans l'optique d'assurer le meilleur "service bibliothèque" possible.
En tant qu'agent, c'est mon but : le meilleur "service bibliothèque" possible.

La signature, exact, j'en dispose aussi. En théorie.
En théorie, car je ne l'ai jamais utilisée.
On travaille et achète en commun avec la présidente, ce qui assure une certaine sérénité au niveau des achats et des comptes. Pas de surprise, pas de dépassement de budget.

Donc, en ce qui me concerne, je ne touche pas à la caisse de l'association.
Par obligation, je perçois et conserve les cotisations "espèces", que je remets ensuite à la présidente. (On ne laisse aucune espèce monétaire dans la bibliothèque pour éviter les "visites" intempestives, comme c'est déjà arrivé, avec éclairage à coup d'allumettes.)

Seule la présidente apporte les sous à la banque, et elle est aussi la seule à en retirer.
Ce qui me semble logique, puisque sa responsabilité pénale et civile est engagée en cas de malversations.

Et quelque part j'espère obtenir, un jour, la gratuité pour en terminer avec cette gestion de monnaie, et l'obligation de réclamer les cotisations tous les ans.


Et toi, tu pratiques comment dans ta bibliothèque, Michmaa ?
C'est gratuit ? Ou alors tu as toujours une bénévole pour encaisser ?

Bien cordialement
  B. Majour
 

[michmaa]

Bonjour Bernard,

 

Alors voyons voir comment c'est organisé chez nous...

Le service de base offert par les bénévoles à la bibliothèque est de faire les permanences. Du coup, il y a quasiment toujours une bénévole à l'accueil pendant que je me consacre dans la bibliothèque à d'autres choses. Après c'est évident que s'il n'y a pas de bénévole je ne vais pas demander à un lecteur de revenir plus tard payer sa cotisation. Comme tu dis, il y a la théorie et la pratique. Et je suis bien d'accord qu'un lecteur obtiendra bien plus de choses de moi à coup d'amabilité plutôt qu'à coup de cotisation ^^.

 

Par contre, lorsque l'association m'a suggéré de percevoir une petite somme pour les animations, j'ai refusé car je suis quasiment la seule à en prendre la responsabilité, de la conception à la performance en passant par les inscriptions. J'ai aussi refusé une fois de signer un devis qui devait partir illico...

 

J'ai moi aussi proposé la gratuité. D'abord parce que le service offert par notre petite bibliothèque est franchement basique par rapport aux médiathèques modernes des communes avoisinantes qui pratiquent les mêmes tarifs que nous. Ensuite, parce qu'en gestion directe il me semble que la prime de régie leur coûtera plus cher que ce qui sera perçu par la mairie en cotisation ....

Et bien sûr, surtout pour lever tout obstacle à une inscription pour un usager qui serait hésitant ^^.