Planning

[julietteglassal]

Bonjour,

Je ne savais pas vraiment dans quelle catégorie placer ce sujet.

Quel logiciel de planning utilisez-vous ? est-il libre ou payant ? pour une équipe de combien de personnes ?

Nous avons plus de 20 agents, plusieurs bibliothèques, Excel devient assez limité... je voudrais savoir s'il existe des logiciels de planning qui fonctionnent bien, et que vous recommanderiez.

 

Peut-être pourrions-nous également échanger sur nos expériences : qui gère le planning dans la bibliothèque, comment se répartissent les congés (comment être équitable?)... Le planning peut être une source de tensions importante.

Merci.

Modifié le 31 octobre 2013 par julietteglassal

[michmaa]

Bonjour,

 

Je n'ai jamais connu qu'excel y compris dans une grosse bib avec 40 agents et 10 à 12 postes à attribuer en permanence.

Dans mon expérience, ce sont souvent les responsables qui font le planning. Ça tourne plus ou moins mais pas trop car c'est finalement l'habitude qui permet de remplir le planning facilement.

C'est un vrai gain de temps de ne pas avoir à se reporter systématiquement au planning des vacances et aux horaires de chacun en les ayant dans la tête... D'ailleurs, dans une des bib où j'ai travaillé, nous remplissions chaque semaine une feuille avec nos jours d'absences et horaires de travail prévus pour la semaine suivante => ça faisait un seul doc à regarder pour la personne qui faisait le planning.

J'ai souvent vu les responsables passer plus de temps à modifier un planning qu'il n'avait pris initialement pour le faire. Perso j'aurais tendance à responsabiliser les agents qui souhaitent des modifications en leur demandant de se débrouiller pour échanger avec quelqu'un. C'est une choses dont j'ai entendu parler mais que je n'ai jamais vu faire... Enfin, si en fait c'est ce qu'ont toujours fait mes bénévoles mais le contexte est peut être un peu différent.

j'avais entendu dire qu'il n'y avait pas de logiciels qui convenaient car trop de paramètres à prendre en compte et notamment pour prendre en compte l'aspect humain (par rapport aux personnes qu'il ne faut pas mettre ensemble, ou qu'il faut mieux mettre avec quelqu'un de plus débrouillard, etc...). A vrai dire, cela m'étonne.

 

Pour ce qui est de la négociation des horaires de travail et des congés. Il y a les règles et il y a la pratique.... mais c'est un tout autre sujet.

[Ferris]

Nous pareil, Excel en fichier partagé. Planning mensuel pour avoir assez de recul, notamment sur les absences, stages, expos accueils de groupes, etc...avec une volonté principale : tout mettre dessus de façon à n'avoir qu'un document de référence, consultable et modifiable par tous.. C'est très faisable, utile et commode. Par contre la sortie papier en A3 est difficile à envisager. C'est le boulot du chef de service de le regarder chaque jour et de valider les modifs apportées ou non, de reporter les congés validés, les stages confirmés , les animations, les échanges de RTT, les dates de réunions etc...C'est vraiment LE document de référence de l'équipe. Les parties en cours de modif/propositions et les parties validées apparaissent simplement dans des couleurs différentes. Le chef n'a plus qu'à changer la couleur. Simple mais prenant.

 

Pour gérer plusieurs bibs, ça peut se revéler plus difficile effectivement, tout depend de l'homogeneité des horaires ou non, car il y a en abscisse une colonne par nom d'agent et une sous colonne horaire et en ordonnée jours et contenus. Si,les horaires diffèrent c'est difficile à gérer, à moins de creer un truc à triple entrée avec les horaires comme déterminant principal, mais comme il y aura forcement des chevauchements d'horaires, ça risque d'être lourd...

Modifié le 31 octobre 2013 par Ferris

[Marcel]

Tu peux aller voir le site suivant qui propose plusieurs produits (il y a des vidéos de démonstrations)  : http://www.sodeasoft.com/

 

Nous utilisons un de leurs produits (payant), très pratique au quotidien.

[Ferris]

"comment se répartissent les congés (comment être équitable?)... Le planning peut être une source de tensions importante."

 

Oh que oui ! J'ai essayé pas mal de solutions. 30 ans . Et puis un jour les 35h sont arrivées et les RTT sont venues accroitre la problème. En gros RTT et congés groupés chaque agent a 50 jours de congés annuels. Certains collègues le considèrent comme cela et annualisent le tout, considérant que c'est plus facile à gérer. Je n'ai pas essayé. Faut dire aussi que tout dépend de tes effectifs, horaires d'ouverture etc...mais c'est tellement évident que je n'insiste pas là-dessus (et il te faut  l'accord de ta hiérarchie étant donné que la RTT c'est de la récup théoriquement à poser après "travail fait" )

 

Bon, je te le fais "gros paquet d'un coup", accroche-toi aux barreaux....

 

Nous, après moult difficultés, on a considéré que l'on prenait 2 jours par mois de RTT, ou plus si nécessaire (urgences, nounou absente...) car elles sont faites pour ça les RTT. Un problème se posa tout de suite : ceux qui plaçaient leurs jours uniquement le samedi pour avoir un WE "comme tout le monde" pénalisaient les autres car le samedi étant un jour de grosse fréquentation on ne peut pas se permettre d'avoir trop d'absents ce jour là. Alors on a règlementé la prise des samedis : un seul samedi toutes les 6 semaines (on était 6, donc...) avec possibilité d'échanger avec quelqu'un. Aussitôt certains ont collé un vendredi à leur samedi pour avoir un WE plus long. Il a fallu règlementer : pas le droit de coller une RTT à une autre, ou alors le prendre en congés. Bon, ça marchait à peu près, ça faisait la gueule, mais ça marchait. Et puis des petits malins ont commencé à coller des RTT "conservées" au frais à leurs congés, pour faire plus gros d'un coup. Alors on a règlementé : on ne conserve pas ses RTT au frigo : tu prends tes deux jours mensuels au minimum ou tu les perds, et merde! Bon, ça a refait la gueule mais ça marchouillait quand même...

 

Pour les congés, même topo : sont prioritaires les mamans d'enfants en bas âge, non scolarisés etc...(parce qu'il y a quand même des règles administratives à connaître) pour decider des dates. En gros le célibataire sans enfants a le dernier choix. Donc ça a commencé à faire la gueule, tout le monde voulant placer ça sur les dates des vacances scolaires. Il y a eu aussi le coup des dates de réservations de chalets, campings etc.. : c'est du samedi au samedi (sinon, on perd une journée, chef !), donc il y avait des cumulards du samedi qui avaient deux samedis dans leur semaine de congés...et les autres, les cons qu'avaient pas reservé. Il a fallu encore règlementer. On est arrivé à un truc : TOUS les congés sont posés avant fin janvier pour tout le reste de l'année et on ne change plus. Pas le droit de prendre les deux semaines complètes des petites vacances, on partage, et les célibataires sont des êtres aussi humains que les mères pondeuses, ils ont de la famille à voir aussi . Et merde à la fin, vous faites chier, les filles ! Bon. Et puis ça a commencé à se chamailler en douce pour le choix des périodes (fevrier ne "vaut pas" Pâques" etc...).Alors, solution ultime : on prend obligatoirement trois semaines en aout (d'où fermeture du service : si, si, on a fermé en été à cause de ça, je te jure !) et le reste va de soi vu qu'il ne reste pas grand chose à prendre après vu qu'il y a les ponts de Toussaint, de Noel etc.... Bizarrement ça a bien plu à celles qui ressortaient toujours "oui, mais mon mari, il est dans le privé, et sa boite ferme en aout, alors j'ai pas le choix".

 

Bref, ma pauvre Juliette, j'en ai vu des vertes et des pas mures dans ce bouzin infâme, je te dis pas ! La mauvaise foi des gens, les raisonnements de cours de récré, les je t'échange mon baril de RTT contre tes 2 barils de chaipasquoi, les mômes, les maris, les réservations, la mamie de province "qu'habite loin", les crêpages de chignon du style "oui, mais quand je t'ai refilé mon samedi l'autre fois, t'étais bien contente..." , les billets SNCF moins chers mais "qu'on n'a pas le doit de changer la date" et gnagnagna...

 

Aujourd'hui je ne m'occupe plus de ça. Et je peux te dire que ça repose. Les cons, ça fatigue.

 

Ah, un truc à emmerdes qui ne marche pas : les non prioritaires cette année seront prioritaires l'an prochain. Ne joue JAMAIS  à ça. Je m'y suis cramé le moral ! Tu me crois ou pas, à toi de voir...

 

Si j'ai d'autre anecdotes qui me reviennent, je te fais un petit mot, c'est promis.    

[BibliothécaireToutTerrain]

Utilisez BiblioPlanning. http://www.planningbiblio.fr/ et regardez la page de démo : http://www.planningbiblio.fr/demo/

C'est gratuit, c'est facile à utiliser.

Chaque agent entre ses absences (congés, formation, réunion, activité dans la bibli nécessitant de ne pas être au prêt).

Ensuite, quand on fait le planning, on voit clairement qui est occupé et enfin, quand vous avez validé le planning, chaque agent voit en plus des absences qu'il avait rentrées les plages qui lui sont attribuées.

Nous sommes 100 et ça marche à la perfection.

Modifié le 2 novembre 2013 par Ἕκτωρ

[Bouille]

Super bon plan, Ἕκτωρ !

Merci du tuyau, qui sera utile à beaucoup, je crois !

[lmil]

Bonjour, 

j'aurais besoin d'aide pour le logiciel libre Biblioplanning. 

Je l'ai téléchargé cet été, j'ai déjà utilisé une semaine de planning avec mes agents à la rentrée. 

Ce message s'adresse en particulier à Daim qui l'utilise et l'a recommandé.

je rencontre un beug je pense dans la configuration des tableaux, je voudrais ajouter une ligne mais pas moyen de le faire, la première page qui gère cela ne s'affiche pas correctement. 

pourrais-tu m'aider ? 

Merci par avance, 

 

[B. Majour]

Bonjour Imil

 

Ne pas hésiter à passer en message privé (MP), ce qui déclenchera une alerte chez Daim, sur son email personnel.

 

Pour utiliser un MP, 

=> Passer sur le nom de la personne à contacter (à gauche de son message)

=> Attendre quelques secondes

=> S'affiche alors  Contenu publié ou passer un MP.

=> Cliquer sur passer un MP

 

Bon courage avec ce logiciel.

  B. Majour

[Franck Sanka]

Vous pouvez l'appeler Hector, son nom (j'avoue, je me suis fait traduire le grec...), plutôt que par son rang... ;-)

[Nazgul]

Un grand merci Ἕκτωρ, nous nous posions justement la même question et cette réponse semble très intéressante... Si nous adoptons BiblioPlanning, je ferai un petit retour sur sa mise en œuvre : aspects techniques, prise en main, etc.

[Yumiko]

Des retours récents sur BiblioPlanning?

 

Je cherche à savoir si il est possible de créer plus de semaines à l'emploi du temps (le logiciel en prévoit apparemment un cycle de 3 au maximum).

Savez-vous aussi si on peut exporter les plannings au format Calc ou Excel pour partager sur un intranet ?

[batmanwillneverdie]

Ahlalalala la question des plannings... Dur dur... Je vous fais part de notre expérience en la matière. Nous n'utilisons pas Biblioplanning mais Excel pour une équipe de 22 personnes. Deux plannings : un planning dit "général" que nous utilisons pour entrer les congés de chaque personne, sur une longue période.

Ce planning s'étale sur toute l'année : nous nous en servons pour ensuite alimenter le planning par semaine afin de "poster" les différentes personnes. Nous établissons en fait un planning type pour les semaines paires et impaires car nous fonctionnons sur 1 samedi travaillé sur 2 puis nous faisons un copier coller en positionnant les congés des collègues grâce au planning général.

 

C'est un peu compliquer à expliquer alors je joints à ce message des exemples de planning type, de planning général et l'application à 2 semaines.

 

Les avantages :

-nous pouvons gérer en global le planning avec un format bien connu qui est excel et qui permet un peu toute les modifications, les stats etc. en fonction de ses compétences en Excel

 

Inconvénients :

-Impossible de le modifier à plusieurs en même temps (peut-être serait il possible de transposer tout ça dans un doc partagé de type google doc)

-Demande un suivi très régulier et pas d'automatisation, il faut reporter manuellement les absences. En même temps c'est ça s'occuper des plannings.

-Paraît un peu illisible au premier abord mais je vous assure qu'on comprend très vite sisisi !

 

Je précise que ces tableaux excel n'ont pas été créés par moi-même mais par ma responsable il y a quelques années.

 

doc général exemple.xls

planning semaine Exemple.xlsx

Planning-Type-exemple.xlsx

[Yumiko]

Merci pour ce retour!

Par contre j'ai un petit doute quant au fait que tu travailles réellement avec Babar et Lady gaga

[B. Majour]

Et moi je me pose la question sur Bruce Wayne, est-ce qu'il y a une cabine téléphonique près de la bibliothèque ? 

Un ascenseur, puisque Spirou ?

 

Quant à Bob Dylan et Beyoncé, ils ne peuvent pas travailler ensemble :

Quand on croise leurs noms, on obtient ceci : Smart People Listen to Bob Dylan, Dumb People Listen to Beyonce

 

En tout cas, merci pour ces fichiers très intéressants ! 

  Bernard

Modifié le 2 juin 2015 par B. Majour

[batmanwillneverdie]

Ah mince j'étais persuadé d'avoir anonymisé les documents. Certains de mes collègues ont une identité un peu sensible... :-) D'ailleurs Béyoncé et Lady Gaga sont de supers collègues même si parfois elles nous cassent un peu les oreilles :-)

[batmanwillneverdie]

Je réponds ici aux questions posées en MP par un collègue, on ne sait jamais ça peut intéresser :

"Bonjour !

Nous travaillons une semaine à 31h30 et l'autre à 38h30. Le samedi de la semaine à 31h30 est pris en RTT.

1 personne est mobilisée pour le prêt centralisé mais aux heures de fortes affluences nous pouvons en mobiliser 2. Le retour est décentralisé. Donc au moins une personne par secteur (Adulte Jeunesse et Musique).

Pour prendre des congés un samedi travaillé nous n'avons pas le choix il faut l'échanger avec un autre collègue de l'autre groupe. Juillet et août passent à 35h et tout le monde travaille les samedi de 9h à 13h.

En ce qui concerne les groupes, nous avons choisi ce fonctionnement pour permettre à la médiathèque de fermer les jeudis et vendredis à 19h sans trop pénaliser les collègues. Il y a donc 3 groupes avec des trames horaires différentes

G1 : les collègues finissent à 19h jeudi et vendredi mais ne travaillent pas le vendredi matin

G2 : les collègues finissent à 16h le jeudi et finissent à 19h le vendredi

G3 : les collègues finissent à 19h le jeudi et finissent à 16h le vendredi

 

Chaque groupe a son avantage, nous sondons les collègues chaque année pour voir si quelqu'un veut changer de groupe.

 

Nous ne fermons pas les samedi des week-end de Pâques et Pentecôte."

[Ixchel]

Bonjour,

 

Petit retour sur biblioplanning que j'utilise depuis maintenant 6 mois environ. C'est mille fois plus simple qu'avant (avec excel), chaque agent peut me demander des heures de congés ou de récup et je peux les gérer en direct.

 

Nous sommes 14 sur un cycle de 2 semaines, j'ai crée des modèles de tableaux et des modèles de planning à importer en fonction des équipe correspondante. Le seul élément dommage c'est lorsque un agent échange un samedi avec un collègue, il ne peut pas accéder au paramétrage des samedis et il faut donc que je le gere avec un bon vieux calendrier.

C'est super aussi lorsqu'il faut créer un planning de base en vue d'un changement d'horaires d'ouverture, pour pouvoir calculer les contraintes en termes de poses de congés.

Bref je vous le recommande.

 

Pour répondre à Yumiko, il ne me semble pas que l'on puisse importer les plannings de biblioplanning, la seule solution c'est que chaque agent ai son accès perso pour pouvoir visionner le planning.

[Yumiko]

"Le seul élément dommage c'est lorsque un agent échange un samedi avec un collègue, il ne peut pas accéder au paramétrage des samedis et il faut donc que je le gere avec un bon vieux calendrier."

 

Tu veux dire que tu n'arrives pas à l'inscrire dans le planning du samedi ou juste qu'il n'a pas accès en lecture?

Modifié le 16 juin 2015 par Yumiko

[Ixchel]

Si c'est juste que si le logiciel le permettait, chaque collègue pourrait via son accès cocher ou décocher sa présence en fonction des samedi, du coup si il échange avec un collègue, il n'a pas besoin de me le dire ou de le noter sur un calendrier mais ça serait indiqué sur le logiciel directement avec les agent disponible ce jour là, et pas les autres.

 

Du coup là on fait un suivi papier et je met à jour sur le moment en vérifiant la présence de chaque agent avec mon papier.

 

Je sais pas si c'est plus clair ....?

[Yumiko]

Oui ça faciliterait la saisie mais finalement, pourquoi tu n'affiches pas les agents indisponibles (option dans administration) pour pouvoir entrer "de force" l'agent qui remplace ?

[Ixchel]

C'est ce que je fais, mais du coup ça me met tous les agents donc il faut quand meme que je vérifie qui est présent ou pas en tenant un calendrier à côté. J'ai demandé au développeur via le forum si c'était possible, mais du coup c'est un développement payant.

[Liemena]

Bonjour,

J'ai repris la gestion des plannings depuis cet été pour une équipe de 12 personnes. Nous le faisions sur Excel mais ma direction souhaitait passer à Biblioplanning... j'ai essayé mais j'ai trouvé que ça avait l'air un peu compliqué à mettre en place.

Je m'en sors plutôt bien avec Excel alors je crois que je manque de motivation pour changer...

Ceux qui l'utilisent peuvent me dire si pour une petite équipe il y a vraiment un gain de temps à prendre Biblioplanning ?

Merci !

[Invité biblianne]

 bonjour,

Chez nous, on a simplement un tableau Word et on travaille avec des copié/collé chaque semaine.

Voici un exemple pour l'ouverture au public d'un samedi.

en noir : équipe adulte, en rouge : jeunesse, en vert : art.

On essaie de faire des roulements pour ne pas toujours avoir les même plages au public.

Accueil, c'est le prêt/retour, inscriptions, puis les différents bureaux dans les espaces.

(on peut voir que tous ne sont pas occupés)

pour le moment, ce système de tableau Word fonctionne bien

 

 

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[Invité biblianne]

ouille, ouille, ouille, ça ne rend pas comme ça devrait !

comment insérer un fichier ?