Changement d'association - comment formaliser fonds documentaire?

[Wedlake]

Bonjour,

une association a voté pour qu'une nouvelle section Lecture soit créée il y 3 ans. Les locaux, aménagement etc ont été mis à disposition par la Mairie. Pour démarrer la collection, l'association a accepté d'accorder 2500€ et la Mairie a donné une subvention de la même somme. Depuis, la Mairie accorde une subvention spécifique pour la section Lecture et l'association "mère" n'est plus trop intéressée par le fonctionnement, assuré par des bénévoles.

Cette année les bénévoles Lecture ont donc proposé à la Mairie de créer une nouvelle association, entièrement dédiée à la bibliothèque. Il est question de créer de nouveaux locaux municipaux (on tient dans 40m² actuellement ...) Nous avons commencé à rédiger une convention de gestion (on serait alors une bibliothèque de type 2, associative en sous-traitance de la mairie).

Notre question : sous quel forme faut-il indiquer le contenu actuel du fonds ? Papier, fichier uniquement? Faut-il le valoriser, et comment ?(prix d'achat ou valeur de livre d'occasion pour les achats neufs? Et les dons?). Est-ce l'association actuelle qui cède la collection à la nouvelle association à sa création, qui ensuite le cède à la mairie lors de la signature de la convention ?

Merci de votre aide,

 

[Ferris]

supprimé

 

Modifié le 23 août 2019 par Ferris

[Wedlake]

Oui c'est tout a fait ça, j'avais trouvé ces infos sur le net. Mais nous devrons entrer aussi dans d'autres critères pour être accepté par la BDP, notamment la surface, et cela ne sera possible que dans un ou deux ans, les projets existent mais les dates ne sont pas arrêtées.

C'est pourquoi ma question portait surtout sur la convention à signer, pour assurer la gestion (le terme sous-traitance était celui utilisé sur le net aussi)

1. comment formaliser l'inventaire, sur papier ou sur fichier informatique (5500 livres sur papier ...) et

2. Comment valoriser l'inventaire que la première association rétrocède soit à la nouvelle association, soit à la municipalité?

Merci d'avance à Bernard de son avis,

[Ferris]

La tenue d’un registre d'inventaire n’est pas obligatoire pour les bibliothèques ne disposant pas de collections patrimoniales. Il s'agit donc uniquement d'une pratique et non d'une obligation légale. Par ailleurs les biens d'une bibliothèque municipale sont des biens publics, pas ceux d'une association. Une pratique comme celle du désherbage, ou l'acceptation ou non de dons, font donc l'objet de procédure précises (au sens légal) dans le cadre public, mais pas dans le cadre associatif.
 
En théorie vous pouvez inventorier les fonds que vous choisirez de faire figurer au patrimoine de départ de la future bibliothèque (par code-barres ou numéro d'inventaire), auxquels vous ajouterez les fonds CNL éventuels etc...En pratique comme la Mairie a tout de même subventionné dès le départ les acquisitions à hauteur de 2500 euros, et continué par la suite, on devrait pouvoir établir une distinction entre les biens propres de l'association et ceux acquis avec l'argent public. C'est la pratique qui s'applique pour les associations.

 

Les livres sont-ils concernés ?
 
Pas évident, car si une association doit avoir et tenir à jour un inventaire annuel de ses biens, par la tenue d'un cahier d'inventaire, qui doit être distinct du registre inventoriant les biens acquis sur les fonds publics (État/Région/Département/Commune), les textes qui régissent les Associations loi 1901 disent que légalement ce registre n'a à mentionner que les biens meubles et immeubles, ou "biens durables" ou encore appelés "non fongibles" (y compris les logiciels d'aileurs): Donc pas les livres.  Dans l'exemple du Finistère, ils ont décidé (mais c'est leur choix) de considérer ensemble les biens materiels ET les collections.
 
Donc, retour à la case départ : l'inventaire des livres est à réaliser (de toutes façons ne serait-ce que pour les prêter et connaître votre fonds...) à votre convenance, sur papier ou fichier (avec éventuellement les pièces comptables ). Quant à savoir si les collections de la première association sont à rétrocéder à la nouvelle association ou à la Mairie, je pencherais pour l'association, vu que le rôle de la Mairie reste aussi limité dans le cas de la 1ere association que de la deuxieme.

 

Au fond le seul changement réel dans cette histoire, à part le dépôt de votre statut d'association entierement dédiée à la lecture publique, c'est que le local devient municipal. Et, le cas échéant, il faudra tenir compte de l'apport du département via la BDP, mais vous n'en êtes pas encore là.

 

​Se souvenir que l'on signe des conventions parce qu'il n'y a pas de textes réglementaires suffisants. Sinon on n'aurait pas besoin de formaliser les choses par une convention...

 

Bonne chance.  

Modifié le 14 septembre 2014 par Ferris

[B. Majour]

Bonjour

 

Alors pour l'instant, il faut savoir à qui appartient le fonds.

 

Fonds municipal ou fonds de l'association mère ?

 

Si le fonds est municipal, il n'y a pas de problème. La convention avec la mairie indiquera que la nouvelle association est gestionnaire du fonds municipal.

 

Si le fonds appartient à l'association mère, il faut que l'association mère le cède à la mairie (ou au minimum le cède/donne à l'association fille). Comme on a eu investissement public, ce serait bien que le fonds soit cédé à la mairie pour que sa "charge d'entretien" revienne à la municipalité.

 

Ceci pour deux raisons :

- fonds municipal = entretien municipal (donc budget municipal, qui au contraire d'une subvention ne peut pas être sucré aussi facilement pour X ou Y raisons de conflits de personnalités... il y a vote du conseil)

Dans le même ordre d'idée fonds municipal => bâtiment municipal.

Ce qui entraîne qu'on ne peut virer l'association hors du bâtiment pour X ou Y raisons de conflits de personnalités ou d'appartenances politiques au cours du temps.

(Si c'est le cas, si l'association est virée avec son fonds propre, elle devra retrouver un lieu et financer tous les problèmes de bâtiment : chauffage, entretien, etc. Ce qui coûte de l'argent : loyer + ménage + téléphone + Internet + ordinateur + toilettes + bâtiment aux normes publiques (incendies) +++. Avec un bâtiment municipal à disposition, on n'a plus ces soucis, c'est pris en charge comme un service de la municipalité.

Si le fonds est municipal et si la mairie vire l'association, ce sera à elle de récupérer les livres municipaux qui sont "dehors".)

 

Un fonds municipal, c'est donc un patrimoine à gérer, sauf à le balancer à la poubelle... ce qui est politiquement néfaste pour l'équipe en place.

Encore plus néfaste quand le fonds est municipal, car cela oblige d'expliquer pourquoi on a viré l'association... et ça oblige aussi à mettre du personnel pour récupérer les livres et continuer à faire tourner la bibliothèque.

 

On a aussi le problème inverse, raison 2 : si l'association disparaît, que devient le fonds ?

Lorsqu'il appartient à une association, l'association peut en disposer comme elle le souhaite, et le vendre si elle en a envie. (Les subventions sont alors perdues pour la municipalité, mais comme toutes les subventions)

 

La pérennité de la bibliothèque exige que le fonds soit municipal.

 

La pérennité de la bibliothèque implique aussi de penser au futur : quand les bénévoles vont partir, ou quand on parlera d'embauche pour soutenir les bénévoles (lorsqu'ils atteindront leurs limites de bénévoles). Seul un fonds municipal permettra cette option.

 

Le fait de gérer un fonds municipal, par l'association, empêchera aussi une concurrence (comprendre éviction) de la bibliothèque bénévole par une bibliothèque municipale avec des moyens.

Cas déjà vus : le maire décide de construire une vraie bibliothèque municipale, et la bibliothèque bénévole devient vite un désert. Bien sûr, on lui coupe les subventions, pour cause de doublon, ce qui entraîne un déclin encore plus rapide. (et tout le travail des bénévoles part à la poubelle)

 

Gérer un fonds municipal entraîne tout cela.

Dont le fait de ne pas pouvoir être mis hors jeu, si on aime être bénévole en bibliothèque. (Certes, ça ne plaît pas trop aux professionnels, mais ils ne sont pas les seuls à aimer travailler en bibliothèque.  )

 

C'est aussi une gestion plus facile. On s'occupe vraiment de gérer la bibliothèque, sans s'enquiquiner avec tous les à-côtés (ménage + divers frais de fonctionnement – qui peuvent être lourds, sans oublier les assurances + respect d'un bâtiment aux normes publiques). Ces à-côtés ayant forcément un impact sur la cotisation.

 

Note : au niveau des assurances, il en faut quand même une pour protéger les bénévoles durant leurs activités bénévoles.

 

 

Tout est lié.

 

Comme sera lié la BDP qui ne travaille (dans mon département) qu'au travers des municipalités pour le prêt de documents. Toujours pour le problème du qui rembourse en cas de perte.

 

 

1. comment formaliser l'inventaire, sur papier ou sur fichier informatique (5500 livres sur papier ...) et

2. Comment valoriser l'inventaire que la première association rétrocède soit à la nouvelle association, soit à la municipalité?

Merci d'avance à Bernard de son avis,

 

 

En ce qui concerne le fonds initial, nous avons eu un don de la part de l'école, ce qui a donné lieu à ceci lors de la signature de la convention école-bibliothèque :

 

ARTICLE 1 : L'Ecole met à disposition les livres de l'école :

- 100 livres offerts par le Ministère de l'Education Nationale,

- les livres répertoriés sur la liste fournie ci-après achetés avec la coopérative scolaire, étant entendu que ces livres restent la propriété de l'Ecole et lui seront restitués en cas de non application de la présente convention.

Ces livres porteront le double cachet, Ecole et Association « Quoi de Neuf et pourront être prêtés à tous les utilisateurs de la Bibliothèque.

Les élèves de l'école auront la priorité sur les livres lorsqu'ils travaillent sur un sujet particulier.

Ces livres figureront dans les fichiers de la bibliothèque.

 

Bien sûr, avec le temps et la gestion du fonds, ces livres ont fini par quitter les rayonnages de la bibliothèque.

Mais il s'agissait d'un petit fonds de 500 livres environ + des magazines.

 

 

2. Comment valoriser l'inventaire que la première association rétrocède soit à la nouvelle association, soit à la municipalité?

 

 

Pour répondre à cette question. Il suffit de compter que 5500 livres / 30 titres = 183 pages à imprimer. Sacré pensum, pour pas grand chose.

Là, il vaut mieux un fichier informatique (si possible), gravé sur CDR, et ça fait l'affaire.

 

Sinon, on peut dire que le fonds est rétrocédé à la mairie sous couvert de l'application de la convention liant la nouvelle association et la mairie pour la gestion de la bibliothèque.

 

Si les documents sont estampillés (et ils devraient l'être, sinon comment dire qu'ils appartiennent à l'association ou pas ?), on peut juste indiquer : les documents estampillés "Nom de l'association" pour éviter de les saisir sous format informatique. Parce que cette saisie représente un sacré boulot, tout comme l'informatisation du fonds qui prend environ 1 à 2 ans avec une telle quantité de livres.

 

Là aussi, la mairie finira par financer le logiciel + mises à jour + la douchette, si elle veut moderniser la bibliothèque. D'où nouvel intérêt pour un fonds municipal.

 

Exemple de ce qui pourrait être mis dans la convention liant l'association et la mairie

- L'Association met à disposition les livres estampillés "Nom de l'association", étant entendu que ces livres restent la propriété de l'Association et lui seront restitués en cas de non application de la présente convention.

Ces livres porteront le double cachet, "Nom de l'association" et bibliothèque municipal et pourront être prêtés à tous les utilisateurs de la Bibliothèque.

 

Il faudra aussi mettre dans cette convention que la gestion du fonds est laissée à la liberté de l'association, dans les règles d'acquisition d'un fonds destiné au public (Ceci pour éviter les passages en conseil municipal à chaque pilonnage, ou le droit de regard de la municipalité sur lesdites acquisitions, afin d'être libre de gérer sans aucune pression politique).

 

Dans les règles d'acquisition d'un fonds destiné au public => pour éviter des achats insolites ou mono orientés, lubies d'acquéreurs. Exclusivement terroir par exemple, ou soudaine lubie porno hard  , à destination d'une poignée, voire d'un seul lecteur. (cas toujours possible avec une association)

 

 

Pour moi, le fonds municipal est une obligation nécessaire.

Cette obligation préserve l'idée de la collection, dans le temps et dans l'espace bibliothèque (lieu municipal). 

Elle facilite le financement de la mairie et ouvre l'avenir à un service de qualité, avec des professionnels (quand les bénévoles ne peuvent plus suivre : NTIC, Internet, horaires élargis, etc.). Ceci sans exclure les bénévoles et leur investissement, dans un évident respect du citoyen : pas de lubies possibles, le fonds étant municipal, le maire peut mettre le holà à des acquisitions malvenues dans un fonds public, sans pouvoir imposer ses propres choix à l'association.

 

On ménage la chèvre et le chou, et l'équilibre d'une gestion saine. Sans crainte du lendemain ou d'un bâtiment à trouver un soir d'élections. Ce qui permet de se consacrer à la seule problématique "bibliothèque". Déjà bien assez de travail ! 

 

Bon courage pour la suite

 Bernard