Déménagement d'une bibliothèque

[Marine35]

Bonjour,

 

J'aurais aimé savoir si certains d'entre vous ont participé au déménagement d'une petite bibliothèque. En effet, la bibliothèque actuelle de ma commune va déménager dans de nouveaux locaux et j'aurais aimé avoir quelques conseils au niveau de l'organisation du déménagement, combien de temps faut-il prévoir pour la mise en carton (nous avons environ 6000 docs), le transfère (la nouvelle bibliothèque est juste à côté de l'ancienne) et le rangement (bien que pour le rangement, je me doute que c'est très aléatoire, tout dépend si nous reclassons de manière différentes les collections etc). Bref avoir un ordre d'idée et quelques conseils pour l'organisation.

 

Merci d'avance pour vos réponses.

[Marie Robert]

Bonjour,

 

Nous avons pratiqué un déménagement "interne" (déplacement de tous les fonds à l'intérieur des espaces, sans changement de locaux), voici les quelques petites choses que j'en ai retenu pour mon prochain :

 

- Une vraie bonne idée : faire vider la bibliothèque par les lecteurs avant le déménagement. Nous avons lancé une opération "tout doit disparaitre", avec prêt illimité et grosse communication. Résultat : le soir de la fermeture, 30 000 des 60 000 documents à déplacer étaient au chaud chez le public. Revers de la médaille, les quelques jours qui ont suivi la réouverture ont été très denses...

- Faire remplir les cartons par les bibliothécaires, très sensibilisés à l'ordre des documents, et non pas par les services techniques, qui ont tendance à inverser l'ordre sur les étagères

- Prévoir un système de signalétique sur les cartons respectés par tous, et très clair (Par exemple R(omans) A à Aba, étant entendu dans l'équipe que dans ce cas on va jusqu'à la fin de ABA). Et le doubler par une numérotation des cartons, pour éviter les interversions.

- Mettre un binome par segment de fonds.Si deux groupes travaillent sur les mêmes rayonnages, risque d'erreurs de numérotation.

- S'il faut également déplacer les étagères, se prévoir un plan prévoyant le déplacement de chaque rayonnage, noter la destination sur chaque élément démontable avant intervention des services techniques. Le gaffeur repositionnable est très précieux pour tracer au sol l'emplacement des futures étagères.

- Afficher les plans, les plannings, à un endroit accessible à tous.

- Et prévoir de travailler en musique, ça aide pas mal !

 

Bon courage

[Ysé]

- prévoir des petits cartons et surtout pas des gros (même si ça fait râler...)

 

- lorsque les plans de l'aménagement des nouveaux locaux est au point ... indiquer les zones ou se posent les cartons - docs, romans, nous avons utiliser un code couleur, mis sur les cartons et sur le plan. Ca évite de devoir déplacer les cartons plusieurs fois et de retrouver des cartons romans au milieu des docs alors qu'on a enfin fini de ranger le rayon 

 

- Utiliser des chariots avant le rangement pour faire le  tri des livres avant des les ranger à nouveau , c'est mignon les cartons mais quand on veut vraiment mettre les livres, ils se retrouvent dans tout les sens.

 

- prévoir pailles et anti-inflammatoire -  au 600 ème carton, je ne pouvais même plus tenir un verre d'eau tellement j'avais mal aux mains 

 

- prévoir l'installation du matériel informatique - et pas le dernier jour ....

 

- rester zen car bien que l'on soit le plus prévoyant possible, il y a toujours des surprises  

 

et surtout bon courage 

[Ferris]

Dans le cas de Marine, il y a changement de local, donc cartons et appel aux services techniques. Pour avoir vécu le truc trois fois, je plusssoie sur tous les conseils qui ont été donnés. J'ajouterai : diviser l'équipe en deux : 1 tiers qui encartonne dans le premier local et  deux tiers dans le 2° local qui réceptionnent et empêchent les gars des ST de poser les montagnes de cartons par terre (en plus ils ont tendance à empiler). Noter (prévoir de très gros feutres) les localisations sur chaque face des cartons (petits effectivement, surtout pour le poids), prendre un diable (supporte trois cartons), superviser la sortie des cartons du camion et porter les cartons avec le diable dans l'espace leur correspondant. Nous, dans chaque lieu on a utilisé des tables d'ateliers (2.50m de long) et fait des rangées de livres dès la sortie des cartons, façon braderie . Après il n'y a plus qu'à prendre les rangées dans l'ordre et les mettre sur les chariots. 1 personne au diable, deux aux rangées, trois ou plus aux chariots..

Dans tous les cas, essayer de limiter l'action des services techniques au transport entre les deux structures. Au delà, tout ce qu'ils pourront faire pour vous aider risque de s'avérer désastreux....

Que ce soit pour la mise en cartons ou la dépose sur table, bannir les piles verticales et privilégier les classement horizontaux, avec dos/cote apparents. Avec un carton, on doit pouvoir mettre deux "plateaux" de livres l'un sur l'autre. Se mettre d'accord sur le fait que les premiers, ceux du dessus du carton (les A, pour faire simple) seront au dessus des B. Donc les encartonneurs vident les etagères en partant de la fin.

C'est pas évident à expliquer ces trucs là...

Ce sont effectivement des journées très éprouvantes. Une bonne réunion d'équipe préalable est fondamentale pour se mettre d'accord sur un protocole.

Question de desaccord chez nous : est-ce qu'on fait un reclassement avant le déménagement ? Non, ça vaut pas le coup.

Par contre prévoir un bon pilon quelques semaines avant.

Un bémol sur la solution de faire sortir un max de docs avant : je privilégierai plutôt le contraire parce que plus on a de docs, plus on peut repartir d'emblée dans les étagères suivant la règle (à choisir) des 25 à 30 cm restant libres pour aérer l'étagère et permettre la pose d'un petit présentoir. Bref on fait presque de la pose définitive. Sinon, quand tous les emprunts rentrent, il faut faire un recalage. A chaque fois privilégier les vacances et laisser rentrer un maximum de documents avant fermeture et encartonnage.

(dans ma première structure on n'a eu que 3 jours pour le tout !)

 

EDIT. ça ressemble à ça après vidage des cartons. C'est là que les chariots interviennent...

 

Modifié le 3 décembre 2014 par Ferris

[Christian]

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Modifié le 30 novembre 2017 par Christian