Secrétaire en bibliothèque de lecture publique

[Valie]

Bonjour,

 

Je sollicite votre aide car je recherche le type de tâches qu'une secrétaire catégorie C peut effectuer en bibliothèque.

 

Merci par avance,

 

Valie

[Ferris]

Aucune à priori qui soit spécifique, dans la mesure où tous les personnels manient les instruments bureautiques classiques. Les courriers sont rares ou automatisés. La gestion est limitée et assez spécifique.La solution est donc d'apprendre à manier le logiciel de bibliothèque et éventuellement de développer des capacités particulières par rapport aux éditions, aux sorties statistiques, aux sélections, bulletins etc..Ou encore, selon vos connaissances se lancer dans le numérique, le suivi du portail etc, tout dépendant de vos activités anciennes. Nous avons eu par exemple une emploi-jeunes avec formation et expérience "informatique de gestion" : elle n'a jamais pu valoriser ces compétences dans ce domaine.

Le mieux c'est d'apprendre à travailler en bibliothèque, ce qui est déja très varié au niveau tâches, et de se démarquer de vos anciennes tâches administratives, même si elles vous donneront sans doute au départ certaines facilités dans des domaines précis, voire une rigueur ou un sens de la précision que nous n'avons pas toujours.

Il y a de la place pour tout le monde en bibliotheque. La majeure partie des équipes sont constituées de non-bibliothécaires d'après les collègues : http://www.agorabib.fr/index.php/topic/2229-t%C3%A9moignages-sur-organigrammes-mixtes-biblioth%C3%A9caires-et-non-biblioth%C3%A9caires/#entry15079.

Tout dépend aussi des raisons : motivation personnelle ou mutation forcée....ça change bien des choses.

[Franck Sanka]

Même si l'édition des lettres est partiellement automatisée, il faut quand même quelqu'un pour cliquer sur le bouton... :- p Et pour mettre sous pli. Je pense aussi à l'accueil téléphonique, à des tâches de comptabilité (engagement de bons de commande, liquidation de factures), à la rédaction de comptes rendus de réunion, la conception et l'envoi d'invitations, pourquoi pas la mise en page de biblio/discographies...

Des tâches administratives sans doute très variables d'une collectivité à l'autre, notamment en fonction de la taille de l'établissement /réseau

[Valie]

Bonjour,

 

Merci pour vos réponses riches en idées. La personne dont il est question est une collègue arrivée à la médiathèque ... par mutation forcée.

Je lui ai montré notre métier mais elle n'accrochait pas. Je cherche plutôt à coller à son métier d'avant ... mais ce n'est pas évident. Comme vous le soulignez, maintenant tout est informatisé, et nous les bibliothécaires nous savons gérer les dossiers administratifs ...

Malgré tout actuellement, elle s'occupe de l'arrivée/départ du courrier, des magazines (équipement et catalogage), de l''équipement des documents, et de taper les compte-rendus de réunions. Tout cela ne fait pas 35h par semaine ...

Je retiens l'idée des bulletins, des mises en page de biblio/discographie. Pas de conception d'outils de com, elle n'y arrive pas.

 

Si d'autres personnes ont des idées, je suis toujours intéressée ; elles étofferont le panel des possibilités.

[Ferris]

Valie, tu touches un problème récurrent dans beaucoup de bibliothèques, et bien peu médiatisé bien qu'important. Le risque, si la personne n'accroche ni au niveau accueil et public, ni au niveau documents en général, et que par ailleurs ses compétences informatiques restent basiques, c'est de végéter dans des tâches répétitives de type équipement, rangement, bulletinage (le "gros" des heures à faire) et de jouer les bouche-trous sur des tâches moins fréquentes.

 

Comme son moral, suite à ce type de mutation, n'est probablement pas au beau fixe, il y a peu de chances qu'elle puisse trouver en bibliothèque de quoi s'épanouir, même si l'équipe l'accueille bien, si j'en juge par ton souci. Ce n'est pas toujours le cas : déja rejetées, placardisées de fait, ces personnes son plutôt souvent mal accueillies, leurs anciennes compétences finalement niées ou devalorisées etc...ce qui peut se traduire à terme par beaucoup de choses négatives : agressivité, lassitude de l'équipe etc...

 

Seule solution : qu'elle puisse développer des compétences claires, ne serait-ce qu'une seule, mais qui soit reconnue par l'équipe et puisse l'aider à se situer dans le service.

 

Si à un moment donné du boulot, des gens ont réellement besoin d'elle, c'est gagné. Si ils font semblant, elle s'en rendra compte, et c'est foutu.

 

Ne lésine pas sur les stages possibles, en argumentant auprès des RH, ni sur les "mises en situation" (qui ne comptent pas comme des stages : il s'agit de trouver des collègues qui l'accepteraient une semaine dans une bib ayant développé certains services particuliers, actions hors les murs, portage à domicile etc...ce qui peut l'ouvrir à certaines réalités pas forcément présentes dans ta bib). Les BDP offrent des stages parfois assez valorisants : comment organiser et valoriser une exposition, une venue d'auteur par exemple, et tout le volet marketing en général, la communication en général, bref des compétences à la fois un peu en marge du quotidien et en même temps réellement utiles.

 

Tu dis justement "coller à son métier d'avant". Oui, mais peut-être davantage au niveau du décor que des tâches. Pour avoir assez souvent reçu ces gens "venus d'ailleurs", j'ai pu constater une chose : leur ancien milieu comportait toujours des aspects materiels securisants, par exemple, pour les administratifs, avoir leur espace de travail privatif, leur bureau, leur ordi etc...et ils ont beaucoup de mal à circuler dans nos espaces assez ouverts, à jouer la polyvalence, passer d'un bureau à un autre, d'une tâche à une autre. Pour eux notre façon de fonctionner donne souvent une apparence de "bordel organisé" qui les déstabilise pas mal. Autant je suis incapable de m'enfermer dans un bureau sans devenir dingue, autant pour eux c'est parfois une sécurité indispensable. Difficile à expliquer. Ils apparaissent aussi assez souvent comme individualistes au sens simplement qu'ils veulent avoir "leurs" tâches, bien à eux, et bien définies. Ils ont des difficultés à partager et à se partager.

 

C'est du vécu, et ça s'est globalement assez souvent mal passé parce que l'on ne peut pas modifier à ce point notre façon de fonctionner. Et puis je ne suis pas le roi du management non plus. Il faut à la fois leur trouver une partie de ces anciens repères et en même temps éviter de les mettre dans un nouveau "placard". La marge d'action est mince. D'autant plus qu'il faut que le reste de l'équipe adhère à la démarche.

 

En tous cas bravo de soulever le problème et de te préoccuper de tout cela. Je te souhaite très sincèrement bon courage.

 

Ferris

[Blandine]

D'autres pistes peut-être (pas forcément super motivantes mais vraiment utiles) :

- la gestion des recouvrements,

- la vérification des cartes emprunteurs sur le logiciel (vérifier les normes d'adresse, etc) ...

[Ferris]

D'accord avec Blandine. Je dirais même que la possibilité de la nommer carrément régisseur ( il existe des formations) peut se révéler utile et très valorisant car responsabilisant (sans parler de l'indemnité....)

[Valie]

Bonjour,

 

Merci pour vos remarques.

Ferris, tu as tout a fait cerné la situation : lassitude des collègues et démotivation de l'agent secrétaire. Et j'ai remarqué que cet agent est perdu avec notre rythme de travail, notre polyvalence.

Je retiens l'idée de développer 1 compétence pour la valoriser, et que l'équipe s'en rende compte également.

Par contre, comme nous ne faisons pas payer ... elle ne pourra pas être régisseur. Et s'il faut le placer, je le place ici, cet agent n'est pas organisé. C'est vu entre nous, elle en est tout à fait consciente, donc pas de responsabilité des recouvrements (je viens de le vivre, elle zappe les rappels, donc les facturations quand nécessaire alors que nous avons écrit une procédure ensemble). il faut que je sois derrière elle.

Elle vérifait les inscriptions cet été, en remplacement d'une collègue. ELle pourrait continuer, l'autre collègue étant maintenant sollicitée pour les TAP/NAP. Merci Blandine !

[Ferris]

supprimé

 

Modifié le 21 août 2019 par Ferris

[Valie]

Je m'y attèle, Ferris, je m'y attèle !