Suppression des usagers inactifs

[fabula]

Bonjour,

 

ma requête commence assez mal puisque un usager est forcément actif. Enfin, je m'explique. Je voudrais savoir si vous faites du vide dans votre fichier "adhérents" ou non, si oui, après combien d'années d'inactivité supprimez-vous les fichiers ? Merci !

[B. Majour]

Bonjour

 

Normalement, si ton logiciel est bien conçu, tout usager qui n'a pas emprunté de documents depuis plus d'un an disparaît à sa date d'inscription. C'est une obligation de la loi de la CNIL.

 

Cette mesure est valable en France.

 

Il reste le cas des gens qui n'ont pas rendu tous leurs documents mais qui n'empruntent plus. 

La CNIL précise qu'on peut les conserver jusqu'à résolution du problème, même si ce n'est pas très clair.

 

Durée de conservation
Pendant la durée d'utilisation du service de prêt pour ce qui concerne l'identité de l'emprunteur. La radiation doit intervenir d'office dans un délai d'1 an à compter de la date de fin du prêt précédent. Jusqu'à la fin du 4ème mois suivant la restitution de l'objet du prêt pour les informations concernant chaque prêt. Au-delà de ce délai, les informations sur support magnétique sont détruites ; elles ne peuvent être conservées sur support papier que pour les besoins et la durée d'un contentieux éventuel. Jusqu'au prochain récolement (inventaire) et dans la limite d'une durée maximum de 10 ans s'agissant des consultations des documents d'archives.

 

Voir ici pour le reste de la déclaration simplifiée.

 

Je crois que tu vas devoir effacer quelques paquets d'usagers si j'ai bien compris.

  Bernard

[ClaudeT]

Bonjour,

 

Dans notre logiciel " Microbib" de Novalys, les lecteurs sont radiés, inactifs depuis plus d'un an ( conformément à la CNIL ).

 

Bonne fin de journée

 

PS  : Message écrit en même temps que B.Majour

Modifié le 3 juin 2015 par ClaudeT

[Walrus]

Ce qui me chagrine dans la définition d'inactifs, c'est que, chez nous en tout cas, certains usagers utilisent uniquement les ressources en ligne de la bibliothèque. Ils n'empruntent pas. Ils sont cependant utilisateurs de la bibliothèque.

Nous les considérons inactifs s'ils n'ont pas renouvellé leur inscription depuis plus d'un an.

[Ferris]

supprimé

 

Modifié le 30 juillet 2019 par Ferris

[B. Majour]

@Walrus

 

C'est vrai.

La question se pose alors : sont-ils obligés de s'inscrire ou pas pour accéder aux ressources numériques (ordinateur) ?

 

Si oui, il est légitime de les conserver. (Ferris propose le prêt d'un ordinateur)

 

 

@Ferris

Eh oui, tu as raison, j'ai des lecteurs qui ne viennent pas pendant deux ans, puis reviennent d'un coup. 

Et hop, obligé de reprendre ma fiche papier pour ressaisir leurs coordonnées. Fiche papier n'est pas informatique, je conserve plus longtemps.

 

CNIL, c'est traitement informatique avant tout.

  Bernard

[Ferris]

D'une façon générale les consignes concernant la protection des données personnelles, CNIL ou autres, ne concernent pas tant la conservation de certaines données que l'utilisation qui pourrait en être faite. C'est là que la déontologie professionnelle intervient. Stocker n'est pas utiliser, stocker n'est pas transmettre, qu'est-ce qu'une donnée personnelle qui pourrait être utillisée à des fins détournées etc...

Que par commodité cela se traduise pas des "interdictions" n'est pas étonnant. Mais l'essentiel est de respecter l'esprit de la loi.

D'ailleurs des fiches papier, incorrectement utilisées, peuvent aussi donner lieu à l'établissement de listes et à leur transmission etc..

[Walrus]

Bernard,

Oui, pour accéder (gratuitement) aux ressources numériques, les usagers doivent être à jour de leur inscription (gratuite également, pour le moment...)

Je ne sais pas si notre logiciel permet de compter une connexion internet comme un emprunt ?

Je poserai la question, merci de l'info en tout cas.

[fabula]

Merci pour vos messages ! En fait, là où je travaille, il y a aussi des usagers qui reviennent après un ou 2 ans d'absence, je voulais surtout supprimer tous ceux qui ne sont pas venus depuis 2010 (ça laisse de la marge !). J'ignorais que la CNIL demandait la suppression des adhérents après un an d'inactivité. Comme Ferris, je pense que tout dépend de l'usage (ou du non usage) que l'on fait de ces données !

 

Bon, je vais quand même faire un peu de ménage dans la base. Nous travaillons avec orphée.net, je ne crois pas que le logiciel fasse des suppressions automatiques (ou alors ce n'est pas activé chez nous, et je ne le souhaite pas !)

 

Merci encore

[Ferris]

Non, t'inquiète, je suis aussi sous Orphée.net et ils ne suppriment pas.

 

Par contre la CNIL n'interdit pas de supprimer physiquement tes lecteurs. Commence par les décédés pour te faire la main, et ensuite fais du porte à porte...

[Blandine]

Bonjour,

 

De mon côté, avec le logiciel Aloes, je nettoie effectivement la base, la suppression n'est pas automatique. Je constitue un listing 3 fois par an avec les personnes non inscrites depuis + d'un an et n'ayant rien emprunté l'année en cours et l'année N-1.

 

- Nous avons un quota "sur place" pour les personnes qui se connectent sur les ordinateurs publics. Il faut que leur abonnement soit à jour pour rester dans la base. 

- Je conserve les personnes en recouvrement pendant 4 ans

- nous avons un système de carte-mère et carte-fille, pour lier les cartes des enfants à une carte adulte et regrouper les envois de rappels. Il arrive fréquemment que la carte-mère n'emprunte pas mais la carte fille oui. Dans ce cas-là, comme il y a un lien entre les 2 cartes, je ne peux pas supprimer les carte-mère automatiquement, je suis obligée d'aller sur les cartes filles, supprimer le lien entre les 2 cartes et ensuite supprimer la carte-mère inactive ...