Du papier à l'informatique, ou comment préparer la transition

[Galapia]

Bonjour à tous,

 

En tant que jeune padawan "spé bibliothèque", je sollicite votre aide.

 

Dans le cadre de la création d'un réseau intercommunal, les bibliothèques sont amenées à être informatisées, notamment pour la création d'un catalogue collectif. Le projet du réseau ne s'arrête bien sûr pas là mais je vous la fais courte. J'ai également une mission d'accompagnement et de conseil pour leur quotidien (notamment pour leur rappeler que la BDP apporte autre choses que des documents...) et auprès des élus.

 

Une bibliothèque associative, conventionnée avec la mairie, fonctionne encore entièrement sous format papier. Le choix du logiciel, du matériel ne sont pas encore fait, loin de là, mais elle vient d'acquérir un ordinateur et elle souhaite franchir un premier pas vers cet outil (ce qui n'a pas été une mince affaire). Pour encourager ce projet, les accompagner et, par là même, préparer la venue du logiciel, je souhaiterais leur proposer d'établir un premier inventaire informatique. Autre souci, les lecteurs n'ont apparemment pas accès à un catalogue papier. L'association souhaiterait également pallier ce problème, grâce à l'ordinateur nouvellement acquis.

 

J'ai tout d'abord pensé, pour l'inventaire, à un fichier excel. Cela reste très classique mais le suivi des entrées, des sorties et des mises au pilon peut être simplifié. Pour le catalogue, j'ai également pensé à un document excel, mais c'est là que le bas blesse... Comment le concevoir pour qu'il soit utile à la future informatisation?

 

Encore nouvelle à ce poste (mon tout premier poste qui plus est!), j'ai bien quelques idées à leur soumettre, mais je crains de manquer de recul, et d'expérience. Le but étant de ne pas compliquer le travail à venir et... de ne pas les effrayer. Car il faut également prendre en compte le fait que l'équipe est entièrement composée de bénévoles, donc avec des compétences mais qui sont, la plupart du temps, bien loin de l'informatique.

 

Je vous remercie d'ores et déjà pour vos réponses!

Modifié le 23 juin 2015 par Clikety

[Ferris]

Tant que tu n'as pas le logiciel définitif du réseau, je te déconseille de travailler sur Excel, avec le risque de ne pas pouvoir importer ensuite ton travail. Ou alors, tu choisis définitivement un logiciel libre. Tout est question de respect des normes : La recommandation 995 sur l'échange des données exemplaire au format UNIMARC est indispensable.

Ta BDP est là pour t'aider à ce niveau. La BDP Savoie-Biblio a mis en ligne un guide :

http://www.savoie-biblio.com/col_gauche/espace_pro/nos_conseils/informat...
L'ADBDP propose un "Cahier des charges pour l’informatisation d’une bibliothèque publique" http://www.adbdp.asso.fr/spip.php?article725

Si tu tiens à Excel tu as un logiciel Windows gratuit à telecharger http://telecharger.logitheque.com/bibliotheque-excel.html, mais je ne connais pas ses possibilités.

[symac]

ou tu regardes du coté des outils grand public en ligne. Je présume qu'une bib asso aura surtout des trucs grands publics, il n'y a pas besoin qu'il retape titre, auteur, date, isbn ... qui seront certainement deja dans les entrepôts type librarything, babelio and co. Si tu t'assures que le site te permet un export simplifié sous excel et que ton prestataire final est capable de faire la reprise de données ca me semble la solution la plus simple/basique comme première approche et on est sur des outils grand public qui devraient correspondre a la cible, c'est parfait comme première approche du catalogage.

[B. Majour]

Bonjour Jeune Padawan

 

J'ai tout d'abord pensé, pour l'inventaire, à un fichier excel. Cela reste très classique mais le suivi des entrées, des sorties et des mises au pilon peut être simplifié. Pour le catalogue, j'ai également pensé à un document excel, mais c'est là que le bas blesse... Comment le concevoir pour qu'il soit utile à la future informatisation?

 

Alors, remettons les choses au clair :

 

- qui dit informatisation, dit gros pilonnage avant de commencer (histoire de limiter le travail)

 

- qui dit informatisation, dit aussi douchette (sans douchette, c'est galère)

 

- qui dit douchette, dit scan des ISBN

 

- qui dit ISBN, dit "Moccam en ligne" pour récupérer les notices (BNF) au format Unimarc (notices utiles à l'informatisation, quand le logiciel sera là)  et aussi exportables sur un format Excel très simplifié, mais qui peut suffire à un public pour avoir l'auteur et le titre imprimé sur un catalogue papier)

 

Après, tant que le logiciel n'est pas là, c'est inutile de commencer l'informatisation proprement dite : les données ont peu de chance d'être récupérables, surtout pour une cote auquelle il faudra rajouter le code-barre interne de la bibliothèque. Autrement, on va doubler le travail pour des prunes. (saisir une fois la cote, puis après une fois le code barre et re la cote, ça ne vaut pas le coût en temps)

 

Suivant la taille du fonds, il faut globalement 2 ans de travail bénévole pour informatiser le fonds à la main (6 000 documents) ou six-huit mois à 20h par semaine.

 

Avec Moccam (ou le téléchargement de notices), soit avec les ISBN + une douchette, ce sera beaucoup plus rapide.

C'est long de tout saisir à la main.

 

Donc, si on veut vraiment commencer et gagner un peu de temps, il faut prendre les ISBN sur un fichier Excel.

Après, il vaut mieux continuer avec l'habitude papier tant que le logiciel n'est pas là. Parce que s'il faut utiliser un logiciel, s'y habituer, pour en reprendre un autre par la suite : c'est du temps perdu et de la bonne volonté gaspillée.

 

Pas la peine de brusquer les choses s'il y en a pour deux ans de travail en temps bénévole.

 

Ce qui veut dire aussi que le logiciel choisi devra absolument savoir incorporer les notices Unimarc (ce sera le cas s'il y a échange avec la BDP, les bénévoles ne vont pas retaper les notices à la main)

 

 

Pourquoi cette méthode ?

 

Parce que même si les bénévoles n'ont pas d'accès Internet, ou même si elles ont peur d'utiliser Moccam (inscription gratuite), il est très facile de le faire pour elles et de générer les fichiers Unimarc et Excel pour le fonds, une fois les ISBN saisis.  

 

Ce qui veut dire ici : tout livre sans ISBN doit poser la question : pilon ou pas ?

Reste ensuite le problème des magazines qui n'ont pas d'ISBN. (Là, il faudrait voir avec d'autres bibliothèques s'il est possible d'obtenir leurs notices unimarc, à moins qu'il n'y ait déjà un service silo pour ça.

De toute façon, une BDP pourrait tout à fait demander aux bibliothèques de son département de lui fournir les notices afin de mieux aider ceux qui s'informatisent. Autant que le travail de tous serve à tous ! S'il faut demander ces notices au-delà de son département, ce n'est pas non plus insurmontable )

 

Voilà la démarche que je suivrais maintenant, si je devais informatiser une bibliothèque. 

  Bernard

[Galapia]

Merci à tous pour vos réponses! Je vois les choses un peu plus clairement cette fois. Le fonds est essentiellement composé d'imprimés. La première étape sera en effet d'aborder le désherbage. Il s'agit maintenant de trouver la méthode la plus pertinente.

[B. Majour]

@Clikety

 

Avant de procéder à notre propre informatisation, on a regardé toutes les cartes et la dernière date de prêt. Tout ce qui n'est pas sorti depuis 4 ans a peu de chances de sortir, donc on a éliminé.

 

Après, tu as la méthode Ioupi, mais elle ne tient pas vraiment compte des réalités (sorties) propres à chaque bibliothèque.

Par contre, elle regarde entre autre l'état du livre. Trop endommagé = pilon. Couverture décolorée ou défraîchies = pilon si trop peu de sorties.

 

Dernier point, regarder s'il y a un ISBN visible sur la couverture ou pas. Pas d'ISBN visible = du travail de recherche sur le livre, Si pas d'ISBN = pas de notice = boulot de saisie (1 à 2 minutes par livre). Il faut donc que le livre sorte beaucoup.

 

Avec cette démarche, tu auras écrémé 95-98 % des documents "litigieux".

 

L'avantage, c'est qu'on peut procéder par tranches. Une ou deux travées, ou bacs albums/BD par semaine et ça avance tout seul.

On peut procéder plus vite si l'équipe de bénévoles est importante. Chacun une travée et on pose les livres sur le chariot ou sur une table pour décider de leur sort ensuite, en particulier pour les classiques. (en même temps, s'ils ne sortent pas, il faut se poser des questions. On peut aussi les mettre de côté pour le cas où)

 

Très bonne aération du fonds, ce qui fait dire aux gens "whah, super vous avez acheté plein de nouveaux livres ?"

En réalité, ils étaient là, mais noyés dans la masse.

 

Expérience personnelle. Sur 7500 livres, nous en avons pilonné environ 1500 avant l'informatisation. A 2 minutes de saisie par livre, ça fait 3000 minutes, soit 50 heures de travail en moins.

Pour les bénévoles, c'est facile à compter. S'ils travaillent à l'informatisation deux heures par semaine, le gain est de 25 semaines. Pas négligeable, non ?

  Bernard