Convention pour dons ouvrages

[angelique]

Bonjour,

 

Je travaille depuis quelques mois maintenant, dans une bibliothèque municipale. Auparavant, la bibliothèque était gérée uniquement par des bénévoles et avant, par un agent partie en dispo.

Nous venons de terminer un gros travail de désherbage de nos collections. J'ai trouvé une association qui récupère gratuitement les ouvrages dont on souhaite se séparer. Le hic, notre DGS nous demande de réaliser une convention avec cette association.

J'ai contacté quelques bibliothèques qui travaillent avec cette association mais elles n'ont pas fait de convention.

Est-ce que certains d'entre vous ont en fait? J'ai fait quelques recherches sur internet et je ne trouve pas ce que je recherche.

En ce qui concerne la bibliothèque départementale avec qui on travaille, ils n'ont pas pu me renseigner. Je dois quand même leur envoyer un mail. Cependant, ils mettent un peu de temps à répondre et du temps, je n'en ai pas, car cela doit passer au prochain conseil municipal.

Le top serait d'avoir un modèle de convention en enlevant bien entendu les passages qui ne me concerneraient pas.

 

[Invité biblianne]

bonjour,

Les livres sont propriété de la commune.

On ne peut pas s'en débarrasser n'importe comment.

Chez nous, nous donnons les livres désherbés à Amnesty International.

Mais ceci a nécessité une décision du maire, et non une convention.

Ces livres sont désaffectés, estampillés avec un tampon les notant retirés des collections.

Que va faire l'association de ces documents ?

Ne risquent-ils pas de se retrouver sur le marché ?

[angelique]

Bonjour,

 

Merci d'avoir répondu.

Je suis tout à fait d'accord avec vous.

L'année dernière, j'avais préparé une note de synthèse pour le conseil municipal. Dans cette note de synthèse figurait une délibération " adoption de mise au pilon des ouvrages de la bibliothèque".

J'expliquais la nécessité de ce désherbage sachant que cela n'avait pas été effectué depuis plusieurs décennies, l'obsolescence des ouvrages, leur état de vétusté, ouvrages en plusieurs exemplaires...

Le conseil municipal a validé la délibération dans sa totalité. Ensuite, je les ai exclu informatiquement (plus de 4 000). Puis, j'ai tamponné chaque ouvrage (exclus des collections) au début et à la fin de chaque ouvrage.

J'ai pu les jeter en déchetterie in extrémis car cela a un coût, ce que je ne savais pas.

Certains ont pu être revendu à des particuliers lors de vide-greniers que j'ai mis en place. Cela n'avait jamais été fait. Cela se fait dans d'autres communes plus importantes et cela marche bien et plait beaucoup.

Nous informons de plus, les acheteurs qu'ils ne peuvent les revendre.

L'association revend ces livres à des bouquinistes pour une somme dérisoire ou à des sociétés de recyclage papier (cela permet juste de payer les frais de fonctionnement de l'association et les emplois de 4 personnes en insertion).

L'association a de plus le matériel nécessaire pour enlever les numéros d'ouvrages des bibliothèques ....

Je garde une trace de tous les livres exclus des collections. Aujourd'hui, ou on parle de recyclage, je pense qu'il est de bon augure de proposer ce genre d'initiative.

J'essaye de ne rien faire à la légère, je demande régulièrement à la bibliothèque départementale des renseignements. Je me renseigne auprès d'autres bibliothèques. Je peux faire des erreurs mais je m'aperçois que certaines structures plus importantes que la nôtre ne s'embarrasse pas autant de précautions.

Notre DGS a sans doute raison d'être pointilleuse.

J'espère avoir répondu à vos interrogations.

Vous dites qu'il suffit d'un accord avec le Maire. Est-ce un accord verbal ou cela a été transcrit sur une délib.

Merci

[B. Majour]

Bonjour Angélique

 

Comme le dit Biblianne : "Les livres sont propriété de la commune."

 

Et donc, il te faut une délibération du conseil municipal pour valider la sortie de collection des ouvrages... sauf si tu as obtenu ou si tu obtiens l'autorisation d'agir dans ce sens. (parce qu'on ne demande pas une délibération du conseil municipal pour un électricien qui jette des ampoules usagées, pourtant propriété de la commune.)

 

Après, pour la convention, je ne vois pas ce que ton/ta DGS souhaite exactement.

 

Une convention lie les deux parties dans des obligations contractuelles à respecter, de chaque côté.

Ce qui veut dire, en clair, que signer une telle convention vous liera dorénavant et de manière définitive (sauf dénonciation) à l'association pour tous les dons à venir. Chose qui n'est pas forcément souhaitable. L'association peut aussi refuser de signer si on l'oblige, par exemple, à conserver les livres, alors qu'elle souhaite les revendre (ce qui est tout à fait possible) ou encore les utiliser pour les découper au profit d'enfant, ou les utiliser pour des pliages.

 

Une telle convention est beaucoup trop lourde sur les obligations "à respecter" pour être viable, avec un don. On n'est pas dans un exemple de dation, où un particulier "donne" un fonds si la bibliothèque le met en valeur et le conserve.

C'est pourquoi je doute que tu en trouves beaucoup sur Internet

 

Il faudrait savoir si ton/ta DGS veut bien une "convention" ou un modèle de délibération pour le conseil municipal.

 

 

Sinon, on prend le problème dans l'autre sens.

Tu utilises ton modèle de "don par un usager à la bibliothèque"... avec le droit pour la bibliothèque d'en disposer comme elle le souhaite, patati patata.

 

Sauf que cette fois-ci, tu le mets sous forme d'articles. Et tu remplaces "usager" par "la bibliothèque", et le rôle de "bibliothèque" par "Association à qui tu vas donner"

 

Pour agrémenter, on peut ajouter un article où l'association s'engage à ne pas jeter ce don dans la rue, ni à rendre responsable la bibliothèque d'un "dépôt sauvage". L'association reste responsable, après la cession des documents, de leurs usages... une fois qu'ils sont estampillés "Don" ou "Pilon", et qu'ils leur sont remis (=> ce qui t'oblige à avoir, à chaque fois, une liste des dons, pour eux et pour toi).

Mais bon, on est déjà dans l'hyper-lourd... surtout si l'association revend les livres. Parce que là, elle ne peut pas garantir l'usage qui sera fait des ouvrages vendus.

 

Tu rajoutes : "Nous informons de plus, les acheteurs qu'ils ne peuvent les revendre."

Je ne vois pas comment tu pourrais les empêcher de revendre un bien qui leur appartient.

Une fois que c'est vendu, c'est vendu. Tu ne signes pas une convention avec chaque acheteur. :-)

Aucune association ne le fait, l'engagement serait trop lourd.

 

C'est pourquoi il faut demander à ta hiérarchie ce qu'elle veut mettre dans la convention.

Et ce qu'elle craint exactement... parce que c'est à rajouter – le cas échéant – dans ladite convention.

 

Même si j'ai un gros doute sur une telle convention.

Pourquoi l'association irait-elle s'ennuyer avec des obligations à respecter ?

 

Si les autres bibliothèques ne signent pas de convention, c'est qu'il y a des raisons.

Et pour moi, la première d'entre elles, serait la suivante : avec une convention, la bibliothèque se verrait obliger de toujours donner à la même association... sauf si on met dans la convention que la bibliothèque se réserve le droit de donner à d'autres associations, sans contreparties financières ou autres à la première. Etc.

 

Une convention oblige au respect des deux parties. Il faut donc blinder tous les cas, et tout prévoir.

 

Plus facile d'indiquer sur la délibération du conseil municipal : don des livres à l'association X, en l'état, que l'association viendra retirer le tant jusqu'à une durée de X semaines, pour les usages suivants. En cas de refus ou d'impossibilité par l'association de venir les chercher, les documents seront détruits/ donnés à une autre association (ce qui pourrait, là encore, faire l'objet d'un article dans la convention).

 

Bref, on pourrait facilement... hum, sans trop de problème, "construire" une telle convention.

 

Et vérifier que l'association va bien accepter de la signer... avec le maire, et non pas avec le conseil municipal. (Toutes mes conventions aux écoles et aux structures sont signées avec le maire)  Donc penser à l'écrire avec eux pour savoir s'ils peuvent passer et si oui en combien de temps, etc. En particulier, s'ils sont d'accord avec les autres obligations. Sinon, poursuivre est inutile.

 

Mais bon, il faut un peu plus de renseignements sur ce que ta hiérarchie désire vraiment.

Et le pourquoi du besoin d'une telle convention pour un don, définitif.

       Bernard

 

[Ferris]

supprimé

Modifié le 31 juillet 2019 par Ferris

[chouette]

Bonjour,

 

nous avons fait passer  une délibération (après note expliquant le pourquoi de la chose) dans laquelle nous avons fait inscrire la possibilité de vente des ouvrages et le don à des associations culturelles ou sociales (pas de nom, ça nous permet de changer les bénéficiaires).on refait passer une délibération pour l'attribution du produit de la braderie à des associations.

 

voilà, voilà...

 

[B. Majour]

Bonsoir Angélique

 

Bon, à force de chercher, j'ai trouvé finalement quelques petites choses sur : "convention don sortant", sauf que ça porte sur des dons entre bibliothèques.

 

J'ai aussi trouvé ceci
http://www.bib92.org/2012-04-13-22-12-07/211-2012-10-18-point-sur-dons-et-ventes-en-bibliotheque

Ou il est dit : Par contre, une  convention est indispensable  avec des associations pour qu’ils puissent récupérer des documents sortis de nos collections ou certains dons que nous ne souhaitons pas mettre dans nos rayons.

Le caractère "indispensable" indique qu'il y a sans doute un modèle de convention à récupérer.
La date de 2012 est un peu inquiétante, mais en regardant sur Twitter https://twitter.com/BiB_92

 

On s'aperçoit que le ou la blogueuse est toujours en activité. Bon signe.

C'est déjà une première piste.

Donc à tester le contact : http://www.bib92.org/contact

 

Sinon, on a un modèle de convention qui pourrait s'adapter à ton problème.
www.chaine-informatique.org/fichiers/convention.pdf

 

Et on comprend mieux, dans ce cas, les raisons de la convention : il y a une réglementation à suivre, avec des normes précises.

 

Toutefois, comme la convention peut aider à se prémunir sur le côté financier (côté qui inquiète le/la DGS ?),
ce n'est peut-être pas inutile de signer une telle convention. En particulier sur le qui "déplace" les documents, sans contrepartie financière.

 

Dans les articles 2.X, on peut indiquer la nécessité (?) pour l'association réceptrice de désestampiller les documents sauf peut-être si ça les abîme. (Certaines bibliothèques estampillent toutes les 100 pages. Enfin, à voir.)

Ou sauf, aussi, si les documents sont destinés au recyclage. (à moins que l'association n'en ait l'habitude)

 

Là aussi, à voir ce que l'on met dans les obligations à respecter par l'association.

 

On peut encore spécifier que les dons sont fournis en l'état. Mais bon, je ne pense pas qu'une association vienne pleurer que les livres sont en mauvais état, donc invendables/inutilisables. Surtout si c'est son fonds de commerce.

Cependant, on ne sait jamais. Président du jour n'est pas président de l'association de demain.

 

Si tu veux que je relise ta convention une fois que tu l'auras réécrite, n'hésite pas à me l'envoyer en MP (message perso)

  Bernard

 

[marguerite]

Bonjour,

 

J'arrive un peu tard, mais je suis à la recherche d'un modèle de convention pour un don sortant d'une bibliothèque universitaire à une association. Je vais tenir compte des informations déjà données sur cette discussion, mais si d'autres idées vous viennent, ou des documents que vous auriez trouvés/conçus, je suis preneuse !

 

Merci par avance,

 

[Ferris]

Une réponse ENSIB de2019 qui se passe de commentaires :

https://www.enssib.fr/services-et-ressources/questions-reponses/dons-en-bibliotheque-universitaire

https://www.enssib.fr/services-et-ressources/questions-reponses/don-de-livres-universitaires

 

Un modele type de convention, (oui il en faut quand même une)a reprendre en facteurs inversés :

https://www.enssib.fr/services-et-ressources/questions-reponses/modele-de-convention-de-don-de-livres-une-bibliotheque

 

 

Une réponse 2019 sur Agorabib (sur un modele braderie): 

Chez nous on fait des opérations de don tous les trois mois environ: on met les livres en vrac sur une table à l'entrée de la bib et les usagers se servent. Ça marche toujours bien, tout part assez vite. Après on est en BU donc un public différent et qui se renouvelle chaque année... On fait ça depuis environ 5 ans.

Contacter en MP, notamment pour le process administratif @Lunalithe et @Pigranelle qui travaille aussi en BU.

 

A lire plus generalement sur le forum la discussion 

https://www.agorabib.fr/topic/3571-comment-valorisez-vous-vos-documents-désherbés/

 

 

 

Modifié le 29 avril 2021 par Ferris