modalités régie pôle culture

[Reverine]

Bonjour 

En 2017, notre régie (municipale) médiathèque va être dissoute pour intégrer la régie de la ludothèque pour former un tout "régie culture". Cette refonte est pour moi l'occasion de repenser notre système d'encaissement et de gestion, à vrai dire assez moyenâgeux ( à mon goût et à celui du comptable). 

A l'heure actuelle, nous avons un double système : des carnets de tickets pour les abonnements et amendes (5 carnets différents) et un carnet à souche pour le reste (photocopies et livres à rembourser). Avec l'ouverture de la ludothèque, il y aura une création de tarifs et une multiplication des carnets de tickets. Cela va être "l'usine à gaz". Le comptable refuse catégoriquement que nous encaissions tout avec le seul carnet à souche. 

Voici donc mes questions : 

- Utilisez-vous un logiciel de caisse ? Si oui, lequel ? En êtes-vous satisfait? Pouvez-vous me dire comment cela se passe lors des paiements (reçus ? journal de caisse ?)?

- Avez-vous un autre système qui vous semble pratique ? 

 

Merci beaucoup d'avance pour votre retour d'expériences. 

Bonne journée

Rêverine

[Ferris]

supprimé

Modifié le 21 août 2019 par Ferris

[Isalabib]

Tu parles du comptable de ta collectivité ou du Trésor Public ? Avec le 1er on peut discuter, avec le second, quand il a pris une décision c'est un peu plus compliqué !

 

Le carnet à souches unique c'est pratique. En tout cas c'est mieux que les carnets de tickets de toutes les couleurs. Mais si vous avez une grille tarifaire démultipliée il craint peut-être les erreurs ? A cela le seul remède serait non pas un logiciel mais... la gratuité ! Car sur carnet ou sur logiciel, le pb est identique : si tu saisis ou écris un tarif différent de celui que tu encaisses, tu auras un pb quand tu feras ta caisse, à la main ou avec un logiciel. C'est pourquoi on a souvent autant de régies que de services avec chacun leurs tarifs. Les risques d'erreur sont moins importants. Les comptables préfèrent.

 

Dans votre cas de figure on parle de quoi ? Une régie pour 2 services distincts avec chacun ses tarifs ? Ou une médiathèque-ludothèque unique ? Dans le premier cas de figure tu augmentes la complexité comptable et en cela le logiciel peut être une aide. Tu sors le journal comptable quotidien de chaque caisse et tu en fais une comptabilité unique pour la régie. On peut faire la même chose avec un carnet à souches par site mais le logiciel te fait gagner du temps.

Cela dit je persiste : si tarifs nombreux -> encaissements plus compliqués et risques d'erreurs, plus de temps consacré à la comptabilité... Vive la gratuité !!!

 

 

[Franck Sanka]

Je m'occupe pas spécialement de la régie mais chez nous pas de carnet à souche. Encaissement et impression d'un reçu à partir du SIGB...

[Ferris]

supprimé

Modifié le 21 août 2019 par Ferris

[Anne Verneuil]

Pas si rare... Nous utilisons aussi le SIGB pour toute notre régie. Et le Tresorier trouve cela bien plus efficace et pratique que les vieux carnets à souche !

[Reverine]

Bonjour et merci à tous de vos retours

 

J'essaie de répondre à vos différentes questions :

 

Tout d'abord, on oublie complètement la gratuité. Les élus y sont farouchement opposés et ce n'est vraiment pas la politique de ma commune et de la région. A moi de m’accommoder de cela. 

 

Quand je dis le comptable, c'est bien celui de la trésorerie. Il est favorable à la dématérialisation en général et passer par le SIGB lui conviendrait SAUF que notre logiciel ne nous permet pas ces fantaisies :-( et, en plus, nous avons un logiciel pour la bib et un pour la ludo. Quel est votre SIGB qui vous permet cette gestion ? Et les reçus prennent quel forme ? A4, petit ticket ??

 

Pour la régie, nous aurons une régie culture qui englobera la bib et la ludo, un seul versement à faire pour moi mais des comptes quotidiens à deux endroits différents. Les 2 sites sont éloignés d'une rue donc il faut que les gens puissent adhérer sur l'un ou l'autre site. Ils peuvent bénéficier de tarifs couplés ou non, d'où la multiplication des tarifs. Nous voulions proposer une offre la plus adaptée possible : tout le monde n'aime pas jouer, tout le monde n'aime lire. Mais ce n'est peut-être pas pertinent au vu de la gestion que cela entraîne...

 

[B. Majour]

Bonjour Reverine

 

Oui, j'ai l'impression que tu vas partir dans une sacrée "usine à gaz".

Certes les élus ne veulent pas de la gratuité. Mais on peut simplifier une compta en demandant un tarif unique pour tout.

Tout veut dire : un abonnement à la bibliothèque offre aussi la ludothèque, et vice-versa. C'est le même service.

Perso, j'ai particulièrement en horreur les médiathèques qui font payer un surcout pour les CD/DVD, puis ensuite pour les services numériques, pour la ludothèque. Parce que ça veut bien dire : plus tu es riche, plus tu peux accéder. Et on n'est plus dans un service égalitaire pour la population, mais dans un service discriminatoire.

En plus, au niveau de la compta (et de la gestion de l'abonnement), c'est comme si on était dans un restau où chaque plat serait comptabilisé différemment. Vous prenez des frites, un hamburger et une boisson. Une ligne de compta à chaque fois.

Et en banque d'accueil, j'en aurais un peu plus que marre de dire : non, jeune fille, tu n'es pas abonnée à l'offre CD, donc tu ne peux pas en emprunter. Les DVD, pareils ! Et la ludothèque, n'en parlons pas. Tant que tes parents n'ont pas craché au bassinet, tu vas pouvoir te brosser.

 

Bilan explicatif pour dire : non, la médiathèque n'est pas un service pour tous.

 

Si tu dois réformer ta gestion des abonnements, simplifie à fond. C'est déjà assez compliqué avec les tarifs pour ados, chômeurs, etc. (si tu en as des tarifs multiples) sans rajouter des empilements de paccotille.

 

Gratuité, ça veut dire : même tarif pour le service médiathèque.

Tu ne peux pas avoir la gratuité, essaie au moins d'avoir le même tarif pour tout le service médiathèque (dont ludothèque).

Peut-être qu'il y aura une carte spéciale ludothèque pour le prêt, mais c'est un autre sujet.

Et le tarif unique, ce n'est pas difficile à expliquer aux élus : meilleure accroche au niveau des usagers (on offre un bonus, pas un surcoût alors que m..., ce sont eux qui financent le service), comptabilité simplifiée = moins de travail pour tout le monde, et moins d'erreur. (le coût horaire annuel est facile à calculer). Gestion simplifiée en banque d'accueil, et chacun peut privilégier ce qu'il aime.

Tout le monde en sort gagnant.

Et c'est ça qu'il faut obtenir : du gagnant-gagnant.

  Bernard
 

[Ferris]

supprimé

Modifié le 21 août 2019 par Ferris

[B. Majour]

Moi non plus. Mon SIGB n'encaisse que les cotisations, mais pas de reçu.

 

Pour le reste.

- Je n'ai pas de photocopieuse.

- Je ne donne pas d'amende  (sauf peut-être un tour de la bibliothèque à cloche-pied. Amende = Efficacité négative, service perçu comme "policier" ou "scolaire". Et les gens sont en mode "évitement" : "Je ne viens pas, je ne paie pas". En attendant, les documents ne reviennent pas.)

- Je ne fais pas payer les rares photocopies que j'effectue. (pas de photocopieuse à disposition)

 

Je ne suis pas non plus dans une grande ville.

 

Sinon, dans la grande ville à côté.

Pas d'amende, mais un blocage du prêt. (ce qui serait optimum : un blocage du prêt du nombre de documents en retard, afin de ne pas perdre le lecteur. Il peut en emprunter moins, mais il peut toujours en emprunter)

Carte nécessaire pour la photocopieuse : on peut les acheter à une machine. (pas de gestion de monnaie)

 

Reste les remboursements... (j'en gère la plupart en demandant un remplacement du livre plutôt que le remboursement, par le même titre ou par un titre équivalent) C'est histoire de marquer le coup, sinon j'en pilonne 1000 par an. Et en plus, les gens m'en donnent souvent plus d'un, donc on y gagne bien plus, et le lecteur est lui aussi content : il n'a pas à courir les magasins pour remplacer un titre parfois épuisé.

 

 

J'évite au maximum la saisie et l'encaissement, parce que chaque reçu, c'est une ligne au niveau de la comptabilité.

1 minute de mon temps 25-30 centimes, une minute de celle du comptable le double. Soit près d'un euro le reçu pour la collectivité. (Si ce n'est 2 € quand l'usager commence à râler en banque d'accueil). Et je passe, ici, l'idée de devoir vérifier la caisse chaque soir. En décompte annuel, on a un bon aperçu du montant global pour la collectivité

La gratuité ça économise aussi pour d'autres tâches plus rentables.

 

Pareil, une amende n'a aucun intérêt si elle est inférieure au coût global d'un reçu. On est alors en perte. Sans compter les désagréments et la perte probable de l'usager.

 

Une fois qu'on a simplifié, un SIGB basique pour cette fonction est alors suffisant.

  Bernard

 

Modifié le 21 septembre 2016 par B. Majour