Accueil et hébergement d'auteur - détails techniques

[DocV]

Bonjour,

 

Après avoir parcouru le forum (et d'autres ressources pros), je me pose encore des questions par rapport à l'accueil d'un.e auteur, plus précisément les aspects concrets liés au transport et à l'hébergement.

 

Mettons que je suis responsable de la bibli de Fontaine-sur-Caillou, dotée d'une gare et de quelques hôtels, et que l'auteur invité.e pour quelques jours habite à 70 km et n'a pas de véhicule.

D'après ce que j'ai lu, l'idéal c'est que l'intervenant.e n'ait pas à avancer de frais. Concrètement :

 

- Est-ce qu'iel décide lui-même de son hébergement ? Est-ce qu'on peut négocier si iel a choisi une suite royale à jacuzzi et triple minibar trop chère à nos yeux ?

 

- Comment se font les paiements pour le train, l'hôtel, les restaurants ?

 

- Des factures "normales" suffisent-elles, ou y a-t'il des documents particuliers à remplir/demander ?

 

- A quel point peut-iel être "lâché.e dans la nature" ? S'iel reste plusieurs jours, iel ne va pas passer tout son temps libre avec nous, mais suis-je censée savoir en permanence où iel est ? (ma seule expérience de ce type était en tant que bénévole lors d'un festival, au cours duquel certains invités se baladant seuls sur les lieux ont été importunés par des fans)

 

- S'iel mange seul, je pense qu'iel nous donnera les factures pour être remboursé.e ?

 

Voilà, ça semble probablement évident pour la majorité d'entre vous, mais je préfère poser des questions "bêtes" que rester dans l'ignorance (et puis ça fait travailler la restitution de connaissances, bonus pour tout le monde).

Modifié le 23 février 2017 par DocV

[Chloé]

Bonsoir DocV,

 

Je vais te répondre selon mon expérience et ce que je fais habituellement (qui n'est peut être pas la règle pour tous, chaque municipalité peut avoir son propre fonctionnement en la matière)

Donc oui quand un auteur vient il y'a ce que l'on appelle les frais de bouche (la restauration), les frais de transport et les frais d'hébergement. 

Donc quand ton projet d'accueillir un auteur tiens la route, que tu connais les frais de son intervention, tu file voir l'adjoint en charge de la vie de la bibliothèque et le comptable de la mairie et tu leur dit que tu souhaite accueillir untel, que sa prestation coûte x € et à cela il faut ajouter les trois frais mentionné ci dessus. Avec eux tu vois quel hôtel et quel restaurant est le mieux adapté. Vous pourrez ainsi budgéter l'ensemble de la manifestation.

A priori, comme tu es censé mieux connaitre la ville que l'auteur, c'est à toi avec l'accord de la municipalité de choisir son lieu d'hébergement. Alors bien sur selon la "cote" de l'auteur il peut avoir des exigences ou même attendre un niveau de service 5 étoiles. A toi de concilier les envies de l'auteur avec les contraintes budgétaires.

Je n'ai à ce jour jamais eu d'auteur m'imposant le souhait de dormir au Hilton....ça viendra peut être, à ce moment là j'aviserais...

Les paiements : A la réservation de l'hôtel et du restaurant précise que tu fait appel à leur service en tant qu'employé de la municipalité de X  et que la facture sera à transmettre à la dite mairie avec un rib car le réglement se fera par mandat administratif.

Pour ce qui est du billet de train, là non plus je n'ai jamais eu ce cas là. Mais vois avec ta mairie ils sauront surement.

Après l'accueil, l'hotel, le restaurant feront parvenir la facture à la mairie avec le rib comme je disais et donc la mairie réglera dans les délais légaux.

Pour ce qui est de l'accompagnement en tant que tel :

Dans tous les cas : Il est de bon ton de déjeuner et/ou diner avec lui lors du 1er repas qu'il prend, souvent cela suit le fait que tu a été le chercher à la gare, le trajet aura permis de faire connaissance, souvent l'auteur demande comment est la ville (nombre d'habitant, comment va la bibliothèque, le nombre de structure scolaire)cela permet de créer une dynamique, de mieux vous connaitre et de poser les éléments de base d'une "complicité" qui sera très utile lors de l'animation. En effet si l'auteur se sent accueilli et qu'il peut échanger avec l'accueillant cela le mettra dans de bonne disposition pour la suite des évènements. Et pour nous bibliothécaire c'est une chance que de rencontrer des personnalités très riche qui nous apporte souvent un éclairage nouveau sur la perception que l'on a de son travail. Après s'il reste plusieurs jours tu n'es peut être pas obligé de manger matin/midi/soir avec lui. 

Si il reste plusieurs jours, là aussi je n'ai pas vraiment eu le cas. Ce que je ferais peut être, c'est que je le laisserais "lâché dans la nature" comme tu dit. De toute manière avant que l'accueil ne se fasse réellement tu vas avoir des entretiens téléphonique avec lui et/ou son représentant qui te dira ce qu'il attends d'un accueil dans ta commune. S'il a des exigences ne t'inquiète pas il sauront te le dire. Sinon tu peux également leur poser a question de ce qu'il souhaite faire : visite d'un monument? De la ville? Et il ne risque bien souvent de ne pas être déranger par ses fans à moins que tu n'invite Mrs Musso, Levy ou Legardinier...

Voilà ce que je puis dire.

Tu as raison de poser tes questions. moi aussi quand j'ai débarqué dans le métier je m'en posais plein....

Bonne soirée

Chloé

 

 

[Ferris]

Chez nous (après accord des élus sur la venue de l'auteur et sa rémunération négociée) on rédige une convention qui fait apparaitre de façon bien différenciée les différents aspects : la rémunération de la prestation en elle-même (mentionnant le jour, heure de début, heure de fin), les transports, l’hébergement eventuel (cas d'un auteur en résidence, qui semble être ton cas), frais de bouche, et éventuellement la mise à disposition de matériel si nécessaire. Parce que ces différents frais seront imputés différemment par les services comptables. Donc, après l'accord des élus, voir ta compta pour savoir comment elle voit les choses. Parfois il peut y avoir plusieurs conventions, pour bien différencier la prestation et les autres frais. Tout dépend de chaque collectivité.

Les "choix" dont tu parles (type de restaurant, hôtel etc..).ne sont pas détaillés puisqu'ils donnent lieu à une somme globale pour chaque type de frais, qui est le résultat d'une négociation et qu'on va retrouver sur la convention. On se met d'accord sur une somme. Après on ne va pas chercher à savoir s'il a repris deux fois du dessert..

 

Tu as une réponse ENSSIB la dessus http://www.enssib.fr/content/remuneration-des-auteurs-en-bibliotheque

et une bonne documentationsur http://www.lemotif.fr/fichier/motif_fichier/303/fichier_fichier_comment.ra.muna.rer.les.auteurs.07.2012.2.pdf

 

Et une bonne fiche pratique avec des exemples de remunerations basés sur la charte des auteurs et illustrateurs de jeunesse

sur http://biblio.dordogne.fr/images/bib-des-bibs/Boite___outils/Accueillir_un_auteur.pdf (en gros 250 euros pour une demi-journée, tarifs 2015, pour la prestation seule)

 

D'une façon générale ta BDP est à même de te fournir tout ça, voire même de se charger de la chose, ayant ses propres circuits pour ce genre de prestations. Pour les auteurs en résidence il y a des dispositifs départementaux/BDP prévus. Exemple : 

http://www.biblio13.fr/biblio13/webdav/site/biblio13/shared/Dispositif departemental RAIT 2015.pdf

Modifié le 23 février 2017 par Ferris

[Bouarf]

De mon côté on reçoit tous les ans des auteurs en résidence.

Pour les frais de bouches ça change assez souvent, parfois l'auteur doit faire l'avance, l'année suivante non et l'année d'après ça change encore. Une facture du restaurant suffit, étant donné qu'il fait l'avance il doit transmettre ces dernières et indiqué la somme total de ses repas sur sa facture. Par contre on a un plafond par repas, on lui signale qu'il sera remboursé jusqu'à hauteur de se plafond, après s'il mange du caviar avec du homard c'est son problème et de sa poche.

 

Une fois ils ont même voulu que l'auteur avance les frais d'hébergement, on a négocié dur et il n'a finalement pas eu à le faire. Par contre c'est pas lui qui choisit le lieu. Généralement pas de soucis sauf une fois.

 

Il y a une constante depuis plusieurs années, l'auteur doit avancer les frais de transport. Et là, quand il vient de l'autre bout de la France et que tu lui dis ça, il regrette amèrement d'avoir signer le contrat. Mais on le rassure tout de suite, on a une solution. On lui fait parvenir une avance sur sa future facture (basée sur les prix de ses interventions qui sont stipulés dans son contrat). Comme ça il peut avancer les frais de transport sans devoir recourir à un prêt à la consommation, la somme du transport et ensuite rajouté à la facture. 

 

Il faut toujours l'accompagner au premier repas au moins, comme dit plus haut. Après c'est lui qui voit, s'il aime être seul ou pas. Si tu peux, n'hésite pas à lui proposer un petite visite des lieux incontournables de ta ville, mais pareil, il ne faut pas l'imposer.

 

Tout ça c'est par rapport à ma collectivité, j'imagine que c'est changeant selon la tutelle.

 

 

[DocV]

Merci beaucoup pour ces réponses très détaillées, et pour les ressources additionnelles de Ferris. J'en retire notamment qu'il n'y a pas de procédure unique, ce qui me surprend (mais ne devrait pas, je suppose).

 

Je ne suis pas en poste, loin de là, mais mes révisions pour le concours et préparations à des entretiens d'embauche me poussent à me poser des questions. D'autant que ce type de détails techniques n'a jamais été abordé au cours de ma formation (DUT et Licence pro en métiers du livre/métiers des bibliothèques). Est-ce une lacune propre aux établissements où j'ai étudié ? Ou est-ce qu'on acquiert ce genre de connaissances sur le tas ?

[Ferris]

Sur beaucoup de points et selon les endroits la Territoriale varie beaucoup dans son fonctionnement. C'est le résultat du principe de libre administration des collectivités territoriales. Pour ce qui est des aspects comptables, tout ce que j'ai appris en 35 ans de carrière, c'est qu'il n'y a au fond qu'une bonne procédure : celle qui sera jugée acceptable par le Trésorier payeur (anciennement "percepteur"). Un DGS m'a dit un jour que ce monsieur était de fait sinon de droit le personnage le plus important de la Commune.

 

Je suis tombé un jour sur un "jeune" qui n'admettait pas qu'on puisse lui présenter une facture qui diffère du bon de commande. Une tonne de sable commandée c'est une tonne de sable reçue et facturée. Point-barre. Il a fallu lui expliquer qu'il y avait toujours des ouvrages manquants, épuisés, en réimpression sans date etc...et que donc il y aurait très souvent une différence. Il n'a rien voulu savoir. On a discuté avec la comptable et on est arrivé à un système aussi tordu qu'illégal : on a anti-daté les bons d'engagement et de commande, (qu'on faisait quand même signer par le Maire, donc on lui faisait signer un faux en quelque sorte) suffisamment pour que ça paraisse correct au niveau délais de livraison, en les rédigeant en recopiant exactement la facture. Il n'y a vu que du feu. Il était content, il avait ses deux papelards tout pareils. 

 

Beaucoup de choses se négocient en interne. Et je peux te dire que les élus ne sont pas les derniers a inventer des systèmes maison. C'est un peu la même choses pour les ventes de livres en braderie det autres procédés du même type. Bien sûr il y a des procédures légales et une flopée de textes qui les appuient. Mais la réalité est parfois un peu simplifiée...surtout pour des opérations ponctuelles..Tant que la perception paie les factures sans histoires, pas de problème.

 

Le problème c'est que toi, qui n'est pas encore en poste à Fontaine sur Caillou, tu ne peux pas te permettre, dans le cadre d'un entretien, de concours ou de recrutement, d'ignorer totalement les "bonnes pratiques" comme on dit. Mais tu as raison de le dire : on acquiert ce genre de connaissances sur le tas .

 

 

[Edgar-Scott]

Bonjour à tous,

 

Bibliothécaire de formation, je travaille actuellement pour la Charte des auteurs et illustrateurs jeunesse. Force est de constater qu'il y a beaucoup de bibliothécaires qui ne savent pas comment inviter un auteur en bibliothèque ou en centre de documentation. (D'ailleurs il n'y avait aucune information à ce sujet durant ma licence-pro métier du livre option bibliothèque...)

 

je vais donc partager ici un topo que j'envoie régulièrement au bibliothécaires paniqués qui m'appellent et qui n'ont jamais été confrontés à la démarche d'invitation, en espérant que cela peut aider à compléter les informations ci-dessus.

 

1 - Déclaration à l’AGESSA.
Remplissez ce formulaire de déclaration d’existence, et envoyez-le à l’Agessa. Vous recevrez un numéro diffuseur. Ce numéro vous permettra de remplir un bordereau déclaratif (la démarche est faisable en ligne), via lequel vous devrez payer les cotisations sociales de l’auteur.

 

2- Signature du contrat
Appelé aussi convention, ce document est important car il permet d’établir les conditions d’engagement et de préparer sereinement l’intervention. Signé par les deux parties en amont de l’évènement, il déterminera les conditions matérielles et financières auxquelles chacun s’engage.
Deux modèles sont disponibles sur cet onglet du site de la Charte.

 

3- Paiement de l’auteur
L’auteur doit vous envoyer une note de droit d’auteur (voici un exemple), sur laquelle sera précisé combien vous devez le payer, et combien vous devrez reverser à l’agessa pour ses cotisations sociales.
(Attention à bien séparer les remboursements des frais divers du paiements de la note de droit d’auteur !)
Il est possible que votre agent comptable s’empourpre à la vue de cette note de droit qui ne portera, souvent, pas de n°SIRET. Pas d’inquiétude, brandissez la circulaire de février 2011. Elle établit et valide le fait que les rencontres et lectures peuvent être rémunérés en droit d’auteur, et donc qu'il n’y a pas besoin de numéro de siret (Les auteurs doivent mettre leur n°Agessa si ils en ont un, ou à défaut leur n° de sécurité sociale).

 

4- Paiement des cotisations sociales
Remplissez-le bordereau déclaratif de l’Agessa et payez la part des cotisations sociales de l’auteur (+ le 1,1% diffuseur).

Pour plus d’information sur les rencontres, n’hésitez pas à consulter cet onglet du site de la Charte où vous trouverez des conseils concernant l’organisation.

Sur youtube, un tutoriel a aussi été réalisé avec la Fédé des Salons et Fêtes du livre jeunesse à ce sujet.

 

Bonne journée à tous.