Comparatif de gestion de plannings

[Scuti]

Bonjour,

 

Je cherche à faire un comparatif des systèmes de gestion de planning de service public des agents en bibliothèque.

Dans ma BU une quarantaine de collègues participent au service public. Le planning est construit semaine après semaine, mais avec en fond des plages fixes pour chaque agent (des plages supplémentaires peuvent être ajoutées). Il y a aussi des soirées (au choix, toutes les semaines ou tous les 15 jours) qui sont des 18h-20h. Par contre, le roulement des samedis est établi à l’avance et pour toute l’année.

1er cas :

L’agent est absent à une date au-delà d’une semaine et il a habituellement un créneau fixe dans la journée : il n’aura rien à faire. Le planning se charge de mettre quelqu’un d’autre sur le créneau. Si l’absence est prévue dans la semaine ou la semaine qui suit : l’agent devra trouver un remplaçant, qui donnera un créneau en échange. En cas de force majeure (l’agent a prévenu le jour même qu’il ne pourra pas venir) : le service du planning se charge de faire un appel à volontaires pour pourvoir les postes.

2nd cas :

L’agent est absent un samedi : il doit faire un échange peu importe le samedi de l’année. Il y a deux équipes le samedi : une le matin jusqu’à 15h une l’après-midi jusqu’à 20h. Dans mon cas, je ne peux jamais assurer les permanences de l’après-midi à cause d’un impératif personnel en fin de journée. Cependant, le planning me prévoit quand même des permanences l’après-midi pour que la répartition soit juste pour tous.

3e cas :

L’agent est absent en soirée (18h-20h) : il doit faire un échange.

Les agents font aussi des échanges s’ils souhaitent poser un congé (cas des samedis, soirées et parfois journées) même si c'est dans plusieurs mois.

Que pensez-vous de ce système ? Comment cela se passe dans vos établissements ?

 

Merci de votre aide.

Cordialement,

[Ferris]

supprimé

 

Modifié le 23 août 2019 par Ferris

[Louve]

Pour une gestion optimale du planning de service public, nous utilisons PlanningBiblio.

Le planning est établi pour 4 semaines, j'ai imposé une équité en veillant à ce que chacun et chacune assure sa part. Je veille à ce que les "impératifs personnels" ne soient pas toujours au détriment des mêmes.

 

Nous avons un système d'astreinte service public: la personne qui est positionnée sur cette plage est celle qui remplacera en cas d'absence inopinée. Si pas d'absence, pas de remplacement donc possibilité de partir.

[Blandine]

Bonjour,

 

Votre système me parait compliqué, mais quand on n'est pas dedans, c'est souvent le cas, surtout quand il y a des roulements je trouve !

 

nous utilisons planningbiblio aussi.

Pour nous, pas de roulement, on travaille tous les samedis sauf si on pose congés. On a un planning de base établi très minutieusement avec un équilibre pour que tous les agents s'y retrouvent en nombre d'heures au service public versus temps de travail interne. Ce planning est mis à jour tous les jours, en ayant cet équilibre en tête au maximum. En cas d'absence, on a 2 personnes par service qui peuvent le modifier pour être réactifs et que le planning ne repose pas que sur une ou 2 personnes vu l'ampleur de la tâche (c'était le cas avant, 2 personnes géraient le planning général mais c'était un boulot énorme, on a préféré dispatcher ...)

[Pigranelle]

Ici pas de logiciel, tout est fait "à la main" sous tableur excel.

On a à peu près le même nombre d'agent. On a des soirées jusqu'à 20h sur les périodes d'exam assurées par des volontaires et des moniteurs étudiants, et des soirées jusqu'à 19h le reste du temps prévues dans l'emploi du temps de chaque agent (2 par semaine pour un temps plein, avec des exceptions). Pour les samedis (seulement le matin) on tourne à 1 par mois par agent, certains agents se déclarent volontaires en début d'année pour en faire davantage (le responsable des plannings pioche parmi eux quand il y a une absence ou une impossibilité d'un autre agent).

Le planning est géré par deux personnes. Ils ont aussi une trame de base qu'ils adaptent chaque jour en fonction des évènements.

[Scuti]

Merci pour vos retours !