Inscriptions 100% numériques

[Toto cutugno]

Bonjour à toutes et à tous,

Dans notre bibliothèque, on s'est aperçu qu'on perdait beaucoup de temps à faire remplir des papiers d'inscription aux citoyens venus s'inscrire, pour ensuite recopier ces données et parfois les vérifier ensuite. On aurait voulu mettre en place, comme dans plusieurs entreprises, une inscription numérique où on entre les infos sur le SIGB, on fait vérifier à la personne que les infos sont bonnes sur une petite tablette électronique, et ensuite la personne effectue une signature numérique.

 

Je voulais donc savoir si, dans vos bibliothèques, vous aviez déjà mis en place ou réfléchi à ce service-là?

Merci!

 

[B. Majour]

Bonjour

 

La grosse question est alors :

Est-ce que ton SIGB (portail ?) permet les inscriptions en ligne ?

Ou

S'il est capable de récupérer des données renseignées ici

https://www.economie.gouv.fr/particuliers/franceconnect

(exemples : réseau de Montpellier, https://biblio.vincennes.fr/page/identification, etc.)

Ou

S'il permet l'importation des données usagers à partir d'un fichier.

Avant de récupérer le fichier et d'importer les données dans ton SIGB.

 

Car, tu peux aussi bien proposer une inscription en ligne (et imprimer un document papier pour permettre la vérification/validation et avoir une signature ?)

De même tu peux faire remplir l'inscription sur une tablette (et transférer ensuite le fichier de données)

 

Le tout est de pouvoir importer les données dans ton SIGB sans avoir besoin de tout recopier.

Ce qui n'est pas forcément facile suivant les SIGB.

 

A vérifier.

Avec un utilisateur style toto incognito  (ou cutugno) 

 

[Ferris]

supprimé

Modifié le 9 août 2019 par Ferris

[Toto cutugno]

Non mais on s'est mal compris, je n'ai jamais parlé d'inscription ni de pré-inscription en ligne, ça je sais qu'on peut le faire, mais on ne trouvait pas ça forcément souhaitable.

Actuellement, quand une personne arrive pour s'inscrire, on lui donne un papier d'inscription, elle le remplit puis on recopie les données dans le SIGB. Particulièrement lorsque la personne est pressée ou qu'il y a beaucoup de monde, c'est un moment pas très agréable pour tout le monde où on doit se concentrer sur ce qu'on écrit tout en essayant de répondre à la personne qui a, et c'est bien normal, des questions. A cause de cela, nous avons très régulièrement des erreurs dans la saisie des informations, notamment dans les adresses mail, ce qui occasionne d'autres actions par la suite, qui prennent du temps.

Le but était, lorsque la personne vient s'inscrire, de zapper la partie papier. On demande à la personne les infos nécessaires qu'on recopie direct dans le SIGB, puis on lui montre ce qui a été saisi sur une petite tablette pour qu'elle vérifie les informations. Si elle est ok, elle signe directement sur la tablette.

 

Tout le problème maintenant est, comme le dit B. Majour, de trouver le moyen de faire dialoguer le SIGB avec cette tablette où la personne vérifierait les infos et signerait.

[Ferris]

supprimé

 

Modifié le 9 août 2019 par Ferris

[Toto cutugno]

Oui on est d'accord, on préfèrerait de loin passer + de temps avec la personne car le 1er contact est très important. Mais certains mercredis ou samedis, on est un peu en mode supermarché malheureusement. Impossible de dire à la personne d'aller chercher des livres pour qu'ensuite on lui donne la carte, trop de monde derrière. Merci en tout cas pour vos retours, je vais creuser la question avec le fournisseur de mon SIGB.

[Blandine]

Bonjour,

on a aussi des soucis avec les inscriptions mal retranscrites de la version papier au SIGB et en particulier niveau adresse email mais comme Ferris, je pense que l'info transmise à l'oral, ce serait encore + laborieux !

Pour la vérification par l'usager via une tablette, pourquoi ne pas lui faire regarder ton écran d'ordi ? je me dis que payer pour avoir des tablettes connectées à ton SIGB serait absolument pas rentable et de l'argent gâché, non ?

 

C'est sûr qu'une inscription un jeudi midi et un samedi après-midi est un peu différente mais à mon avis, la pré-inscription en ligne est déjà pas mal sur ce point pour gagner du temps (bon, faut juste avoir un SIGB récent, nous on a un dinosaure !).

 

Après, l'idée pourrait être d'associer le compte médiathèque au compte-ville, histoire de récupérer les infos des gens qui paient la cantine, etc ... Mais faut voir si le dialogue entre les 2 systèmes est possible, si la marge d'erreurs est faible chez l'autre avant de récupérer ses données et si niveau RGPD c'est ok ...

 

[Ferris]

Le RGPD n'interdit pas le transfert de données personnelles inter-services, avec un DPO mutualisé de preference, mais cela implique d'aller piocher dans les fichiers de personnels ou d’administrés, listes électorales, fichiers d’action sociales ou des associations etc...et uniquement certaines informations.

 

Le responsable de traitement doit tenir un registre dans lequel il répertorie les catégories de données traitées, la finalité du traitement, la durée de conservation des données, les mesure de sécurité mises en place… Et le responsable de traitement devra également notifier toute violation de données personnelles auprès de la CNIL.

Outre ces nécessaires investissements, la mise en conformité avec le RGPD ne peut se passer, en amont, de l’identification des types de traitements de données personnelles existants et de l’analyse, pour chaque situation précise, des risques potentiels pesant sur les droits et libertés des personnes concernées.

 

Bref, c'est un énorme chantier, avec de gros investissements, qui durera des années. Ceux qui se sont lancé là-dedans sans vraie préparation en paient deja le prix : La CNIL indique, début 2019, avoir déjà été saisie de plus de 1200 notifications de violations de données personnelles au titre du RGPD....

 

 

Modifié le 9 août 2019 par Ferris

[Toto cutugno]

Ferris, juste au cas où tu parles de moi, on a pas de problème avec la modernité, et encore moins avec celui de "rater le train du progrès". Si on me montre une méthode + efficace je prends. Et pour la qualité de l'accueil, c'est justement le sujet. N'allez pas opposer systématiquement numérique et physique, c'est souvent plus compliqué. Lorsqu'on saisit le texte après que la personne a rempli son formulaire papier, il y a un moment où on doit retranscrire (sans parler) qui n'est agréable pour personne, et quand ensuite on veut expliquer 2-3 trucs, la personne est pressée et d'autres attendent derrière.

 

Blandine : le fait de montrer l'ordi j'y avais pensé, mais nos banques d'accueil sont faites de telle manière que c'est impossible, à moins de se faire un torticolis à chaque fois. Quant à l'argent, nous avons déjà les tablettes, et elles ne servent plus beaucoup actuellement.

[Ferris]

 

Du tout je n'oppose pas. En l'occurence je pense que le mariage inscription en ligne (qui permet de saisir des données sans les valider, un peu comme on importe une notice sans créer l'exemplaire) + le reste en manuel (création du lecteur) est un mariage correct entre numerique et physique. On élimine le fastidieux en rentrant des données qui restent virtuelles et on les valide quand le lecteur est présent (apres presentation des pieces d'identité, cotisation etc..). Si le lecteur ne se presente finalement pas, les données seront effacées, ce n'est pas grave.

 

Ma réflexion sur le tout numerique était généraliste et non ciblée.

Modifié le 9 août 2019 par Ferris