Procédure de gestion du matériel de formation

[Hellscythe]

Bonjour à tous,

 

En tant que chargée de formation au sein du Département formation des publics, je suis responsable du matériel multimédia mis à disposition pour les formations documentaires.

 

Cela comprend notamment, des tablettes, des PC pour les étudiants ET les formateurs, des câbles divers et variés, des claviers, des souris, etc.

A ce jour, l'ensemble de ce matériel se situe dans les armoires de mon bureau.

Mes collègues peuvent librement emprunter le matériel dont ils ont besoin et le ramène ensuite.

Ils peuvent le faire également durant mon absence puisqu'ils possèdent la clef du bureau et des armoires (qui elle est également stockée sur mon bureau).

Jusqu'à maintenant cela n'a pas posé beaucoup de problèmes, en dehors du fait qu'il arrive parfois que nous "perdions" la trace de certains PC.

Cela est causé par de simples oublies de retour de matériel.  En général, ce matériel "perdu" est vite retrouvé par mes collègues et ramené quelques jours après.

 

Néanmoins, ma supérieure hiérarchique souhaite que je réfléchisse à une nouvelle procédure de partage du matériel pour assurer un meilleur suivi de ce dernier.

Cela pourrait par exemple, passer par des formulaires d'emprunt à remplir par mes collègues lorsqu'ils souhaitent utiliser le matériel.

 

Pour réfléchir à cette question, auriez-vous votre propre process à partager sur cette discussion s'il vous plait ?

Cela permettrait de partager vos pratiques afin d'avoir une vision plus globale de ce qui existe déjà et une prévisualisation des points positifs et des points négatifs que ces différents process entraînent ? Cela pourrait éventuellement m'aider à réfléchir à une gestion de notre matériel amélioré et en adéquation avec nos réalités de terrain.

 

Je vous remercie grandement de votre attention.

Bien cordialement,

Hellscythe

[B. Majour]

Il y a 4 heures, Hellscythe a dit :

Cela pourrait par exemple, passer par des formulaires d'emprunt à remplir par mes collègues lorsqu'ils souhaitent utiliser le matériel.

 

Bonjour Hellscythe

 

Les formulaires d'emprunt sont toujours compliqués et lourds à gérer. il faut du temps pour le remplir, ne rien oublier. Or, c'est souvent en arrivant dans la salle que le formateur se rend compte qu'il/elle a oublié un truc (souris, ou câble) et c'est urgent. Et là, pas le temps de remplir le formulaire.

Idem pour le retour, il faut cocher le formulaire ligne à ligne au fur et à mesure qu'on range le matériel. C'est lourd et chronophage.

 

Ce qu'il te faudrait, c'est une sorte de SIGB de bibliothèque, qui permet avec une douchette et des code-barres d'emprunter facilement des documents (ou des objets) et de les attribuer à une personne. On fait ça tous les jours en bibliothèque. Et ça marche très bien.

 

Quand les gens ramènent les documents (jeux, DVD/CD, ou autres... certaines bibliothèques prêtent des outils de jardin, ou des tablettes, etc.), on sait immédiatement ce qui manque, les dates de retour prévues, etc.

 

Tu as des références dans les : logiciels de prêts d'objets.

Exemple avec des QR Code. (mais on peut très bien utiliser une police code-barre true type, pour gérer ses code-barres. Le tout est d'avoir une scanette/douchette)

https://www.sphinx-manager.com/logiciel-de-pret-de-materiel

 

Au pire, tu détournes un logiciel de bibliothèque gratuit qui permet de lire les code-barres, et qui permet les prêts/retours.

Livres ou objets, le logiciel ne fait aucune différence.

 

Bonne suite à toi.

 

 

 

 

 

 

[Liemena]

Bonjour,

Dans ma BU, nous fonctionnons avec les 2 principes.

Pour les revues professionnels, une simple feuille est située juste à côté des revues (et un stylo ), on note son nom, le titre et le numéro de la revue et la date. Et quand on le ramène, on raye.

Pour les PC portables, ils sont équipés d'un CB et on se fait le prêt. On le signalé quand même au responsable pour qu'ils puissent suivre ces stocks.

Ça fonctionne plutôt bien mais comme nous sommes une petite équipe de 13 personnes, c'est facile de retrouver celui qui a oublié de se noter et/ou de faire le prêt.

Bon courage !

[Hellscythe]

Bonjour,

 

Je vous remercie grandement pour vos réponses.

C'est effectivement tout bête, mais passer par un système de prêt informatisé est une superbe idée en plus d'être très rapide à faire pour le formateur qui emprunte.

A voir concrètement combien de temps cela nous prendra à équiper le matériel pro de CB et à l'enregistrer dans notre SIGB.

 

Je vais réfléchir à d'autres solutions potentielles et en parler avec ma supérieure.

Encore merci !

 

Très bonne journée à vous.