Evolution professionnelle - entretien d'embauche face à ses supérieurs

[Gaëllou]

Bonjour,

Je suis actuellement adjoint du pat. en section jeunesse depuis 12 ans. Ma collègue, responsable du secteur, part à la retraite au printemps prochain et je souhaite postuler sur son poste. Le responsable actuel de la médiathèque ainsi que l'ancienne responsable (passée DAC en janvier dernier) ont récemment discuté avec moi et m'ont dit que j'avais toutes les compétences pour avoir le poste.

L'offre d'emploi sera publiée à l'automne, j'ai donc quelques mois pour préparer mon CV, ma lettre de motiv' et envisager l'entretien d'embauche (en espérant que je sois retenue !).
Nous sommes une petite équipe de 6 dont deux en jeunesse. Concrètement parlant, j'ai conscience que mes tâches quotidiennes ne changeront pas beaucoup. Ce qu'il faut que je cerne bien c'est "quelle est la posture d'un responsable ?" ce qui est compliqué pour moi car je vois le management comme quelque chose de transversal. Mes deux responsables m'ont bien dit qu'il faudrait que j'arrive à l'entretien en tant que responsable de secteur jeunesse. Je passe le concours de B dans quinze jours et en lisant les rapports des jurys j'ai vu qu'ils étaient beaucoup reprochés aux candidats d'être auto centrés sur ce qu'ils faisaient déjà, de ne pas envisagé le management.

Ils ont également attiré mon attention sur le fait que je ne devais pas "m'enfermer sur la section jeunesse'" et qu'un responsable doit avoir une vision globale de toute la médiathèque.

Je suis aussi un peu perdue aussi sur le fait de passer un entretien devant mes collègues + des collègues de la Mairie/élus que je côtoie et recherche des témoignages de personnes ayant éventuellement été dans la même situation.

 

Merci ;-)

[Franck Sanka]

Bonjour,

 

Pour la posture de responsable, je pense que ça peut être plus large que le management : ne plus envisager l'activité du secteur comme en terme de tâches (rangement, acquisition, catalogage, etc.) mais en terme de missions, d'objectifs et surtout de service(s) au public.

 

Par exemple, il est probable qu'en secteur jeunesse, l'accueil des scolaires soit abordé à un moment ou un autre. Si on te demande comment l'améliorer, il ne s'agit pas d'être terre-à-terre sur les accueils actuels en disant on pourrait lire 2 histoires au lieu d'1, ou qu'il faudrait les faire mettre en rang pour que ce soit moins le bazar.
Quels sont les objectifs de l'accueil des scolaires (découverte de la média ? soutien scolaire ? apprentissage de la lecture ?) ? Sont-ils toujours en phase avec le territoire, l'évolution des médiathèques ? Les séances actuelles répondent-elles correctement à ces objectifs ?
Avec un éventuel regard critique : si l'objectif est l'apprentissage de la lecture, pourquoi accueillir des CM2 ? Si l'objectif est de développer le plaisir de lire, faut-il construire ces accueils à partir des demandes des enseignants et du projet d'école (la bib ne risque-t-elle pas d'être perçue comme une annexe de l'école par les enfants ?) ? Quelle place donnée aux autres médias ?

Et une prise en compte managériale quand même : Y a-t-il des procédures et/ou des outils suffisants pour permettre à un collègue d'une autre section de faire un remplacement au pied levé en cas d'absence imprévue ?

Etc., etc. (conventionnement, partenariats, conflits d'usage et j'en passe).
 

Au passage, l'EAC est doublement portés par les ministères, vaut mieux être au point là-dessus :

https://www.culture.gouv.fr/Sites-thematiques/Education-artistique-et-culturelle
https://www.education.gouv.fr/l-education-artistique-et-culturelle-7496

 

Pour moi, ce ne sont pas forcément les réponses qui vont montrer la capacité à se mettre en posture de responsable (faut pas répondre n'importe quoi quand même, et ne pas oublier qui décide des orientations...), mais la démarche pour chercher les réponses.

 

L'avantage d'être dans la structure, c'est de bien connaître le fonctionnement, ce qui marche et ce qui pose problème, et sans doute les attentes de la direction et des élus lors de l'entretien.

Les difficultés : devenir chef de ses anciens collègues, ne pas avoir un regard neuf sur le fonctionnement actuel

 

[Ferris]

Le 11/05/2021 à 16:22, Gaëllou a dit :

Concrètement parlant, j'ai conscience que mes tâches quotidiennes ne changeront pas beaucoup.

Fausse idée. Tout dépend évidemment du type de fonctionnement que tu vivais avant : vertical (hierarchique),ou transversal. Entre la responsabilité d'un secteur et un rôle d'acteur il y a un monde. Certes, et tu le precises bien, tu préfères le transversal et je t'approuve. Surtout dans une équipe de 6 personnes.

 

Le 11/05/2021 à 16:22, Gaëllou a dit :

j'ai conscience que mes tâches quotidiennes ne changeront pas beaucoup.

Oh que si, totalement. d'abord tu deviens responsable de l'ensemble du fonctionnement du secteur, budgets, projets etc...que tu auras à défendre auprès de ton chef de service.Et pas question de privilégier le spécialement le secteur jeunesse. Au contraire, au niveau entretien, je m'acharnerais plutôt à montrer les projets que j'ai pour le service global, corriger ses faiblesses, renforcer la transversalité dans des projets,etc...Ne serait-ce que pour montrer aussi que le secteur adultes m'est connu et que j'ai repéré les démarches positives à y réaliser.

 

De tous temps, les "jeunesse" ont eu assez mauvaise presse et ont été facilement confinés à leur "spécialité". Il faut que tu sortes de cette image faussée. Surtout avec une image "d'adjoint du patrimoine".Tu as une conception globale du secteur et du service et tu le prouves. Le "tout public", tu connais aussi. Tu vas de venir responsable d'un secteur et de tous toutes ses composantes (partenariats, conventions avec le colaire, budgets etc...et c'est là-dessus que tu seras jugé.

Le 11/05/2021 à 16:22, Gaëllou a dit :

Mes deux responsables m'ont bien dit qu'il faudrait que j'arrive à l'entretien en tant que responsable de secteur jeunesse

 

Bien sur et d'ailleurs, resterdans ton rôle precedent ce serait minimaliser tes capacités, tu le dis toi-même en suite :

 

Le 11/05/2021 à 16:22, Gaëllou a dit :

en lisant les rapports des jurys j'ai vu qu'ils étaient beaucoup reprochés aux candidats d'être auto centrés sur ce qu'ils faisaient déjà, de ne pas envisagé le management.

 

Eh oui, c'est vrai. Bon, le terme management, on en pense ce qu'on veut (moi j'aime pas), mais il s'agit bien de gérer un ensemble de personnes et non seulement un secteur ou une catégorie de publics, face aux élus, face aux publics etc...

Tu merdes en secteur jeunesse ? . On écrase le coup, le chef de service te suit, et on élargit le sujet. Tu fais foirer le service jeunesse ? Là, on ne passe pas l'éponge. Et tu passes un mauvais moment, crois-moi.

 

Franck a raison quand il dit de ne pas oublier que tu changes de niveau de responsabilité : un projet jeunesse, même en transversal, c'est un coup évènementiel (ou plus), partenarial,  pour l'équipe. On te soutient. Un projet de service jeunesse c'est toi qui le présente, l'argumente, le propose aux élus de la Com culture, le budgétise etc...Et, c'est vrai, avec le soutien de ton équipe, c'est ça le transversal, on est d'accord.

 

Mais si ça foire, si c'est refusé ou jugé inadapté (car, et Franck le dit aussi) ton projet de service doit être en conformité avec celui des élus. Le secteur jeunesse, multimedia ou autre chose, ils s'en balancent (tant que ça ne coûte pas trop cher) : là, ce qui leur faut c'est un projet de service, global, en accord avec leurs attentes. Et des solutions aux faiblesses du service. Et c'est que je présenterais si j'étais toi. En mettant l'accent sur la transversalité. Carrément.

 

C'est quoi, un PROJET DE SERVICE , (document que tu auras à formuler à un moment un à un autre de toutes façons comme chef de service) ?

 

Voici les 10 principales étapes de la conduite de projet :

Clarifier l'idée. Faire l'état des lieux. (ah ben oui, tu vas être chef, tu dois faire un état des lieux, normal ...)

Elaborer le budget prévisionnel. Formaliser le projet.

Trouver des partenaires. Bâtir le plan d'action.

Communiquer. Réaliser le projet.

Evaluer et rendre compte. Prolonger l'action.

 

Tu veux aller plus loin ?

Mieux : Tu as un document ABF qui détaille le truc, sans oublier la question des "tensions" (que l'on peut rapprocher du terme management)

https://www.abf.asso.fr/fichiers/file/ABF/congres/2015/laurence_gaidan.pdf

 

Dans tous les cas présente-toi comme un chef de service jeunesse conscient de la globalité de ses responsabilités nouvelles, surtout pas comme un ancien exécutant qui aurait pris du galon.

 

Et tiens-nous au courant. Ta situation est assez fréquente. Ce forum n'a de sens que par ceux qui ont du vécu et qui en font part aux autres. Merci à toi.

 

Modifié le 12 mai 2021 par Ferris

[Gaëllou]

Merci beaucoup pour vos réponses.

 

Je retrouve pour partie ce que m'ont effectivement dit mes responsables lors de notre "entretien" notamment sur le fait se de présenter à l'entretien comme chef de service et non comme adjoint qui aimerait devenir responsable + avoir une vision globale de la structure et de ses projets (d'autant plus qu'on est en pleine réflexion pour un agrandissement pour les années à venir, que nos postures d'accueil vont changer avec la RFID, qu'on aura peut-être un projet de ludothèque si les élus valident dont il y a tout ça aussi à prendre en compte)

 

Management transversal chez nous. J'avais 20 ans que je suis arrivée en poste et la responsable jeunesse m'a de suite mise d'égal à égal, en me faisant confiance, en prenant en compte mes idées/mes envies de changements et en partageant de suite les tâches avec moi. Et j'ai vraiment apprécié. J'aimerai que l'on puisse continuer comme ça.

Je n'aurai pas de difficultés à devenir "chef" de mes anciens collègues. Je suis plutôt largement soutenue. On en discute ensemble.
Par contre effectivement ce n'est pas toujours évident d'avoir un regard neuf, de faire un bilan neutre sur ce qu'on propose quand on a l'impression que ça roule et que nos partenaires sont satisfaits.

 

J'ai l'impression par contre que certaines choses sont différentes selon les structures :
- Pour le budget animation chez nous chacun propose en réunion ses idées/envies pour l'année à venir (et là peu importe qu'on soit responsable ou non) et c'est le responsable de la BM qui ensuite défend aux niveaux des élus
- Pour les acquisitions, on se répartit le budget en réunion de services. Et le suivi du budget se fait aussi en commun. Après effectivement, je suppose que le responsable endosse la responsabilité si la personne avec laquelle il bosse n'a pas été sérieuse aux niveaux des dépenses et que lui n'a pas fait le suivi pour s'en rendre compte (je ne sais pas si je suis très claire....)


Les "jeunesse" ont vraiment mauvaise presse ?! Je n'ai jamais eu cette impression. ;-) Par contre je trouve régulièrement qu'on a moins de reconnaissances que dans d'autres secteurs.


Je vais travailler avec toutes les pistes que vous m'avez données. Même si je pense partir avec un avantage, je ne comptais pas arriver à l'entretien les mains dans les poches. ;-)

Je reviendrai faire un retour mais ce ne sera pas avant 2022. ;-)

Et désolée, j'aurai aimé vous citer directement pour répondre, mais je n'ai pas trouvé comment faire....

Modifié le 14 mai 2021 par Gaëllou

[Ferris]

@Gaëllou

Tu as un bon vécu transversal, c'est un atout important.

Des exemples de cette transversalités peuvent t'être demandés. Essaies d'en trouver qui soient probants, évidents.

 

Par exemple (je prends dans mon vécu) : 

1) on organise en jeunesse une expo poèmes d'enfants et dessins associées. La respo jeunesse propose qu'on couple avec le même type d'ateliers proposés avec un de nos Ehpad partenaires. J'approuve. On approfondit et on crée une animation globale dessins/textes dans toute la structure. Article de presse locale à l'appui. On mélange même les dessins et les textes Enfants/adultes (tout est écrit et retapé sur word, mis en A3 etc...oui c'est du boulot à partir de textes manuscrits, crois-moi)

Succès monstre. On n'en revenait pas. C'est de la transversalité. On associe l'ensemble de la structure à un projet qui est au départ un projet de secteur. On élargit les publics et l'espace dédié.

 

2) Secteur jeunesse : les Cd, contes lus, et DVD jeunesse sont en bas, en "jeunesse". Le multimedia "adultes" est en haut. Résultat des courses et constat de la responsable jeunesse et ajoût de la responsable multimedia : on ne voit pas un môme de la journée (sauf ados). Réunion transversale, decision (pas une mince affaire niveau mobilier par exemple ni au niveau signalétique): on regroupe TOUT le multimédia en haut. Grosse info en secteur jeunesse. Prequ'un an de boulot. Et on a vu, progressivement, les mamans et les moins de 12 ans monter à l'étage. Du coup, dans  l'argumentaire pour les élus, j'avais mentionné le côté intergénérationnel :le fait qu'un môme (et les parents) allaient vraiment découvrir un fonds nouveau. Et que le secteur jeunesse en était le grand beneficiaire, en elargissnt son offre  etc...(je te passe les détails, un argumentaire c'est chiant (et plein de chiffres. Au fait on n'a pas touché un rond de la DRAC - à l'époque-  vu qu'"il n'y avait aucune extension de surface.) Mais le Maire m'a suivi, un coup de pôt). En fait le secteur jeunesse étendait de fait sa surface en exportant tout son multimédia....

 

Sur 39 ans de carrière et 5 bibliothèques, j'ai pu mesurer l'importance de la transversalité active. Deux ou trois secteurs qui collaborent sur un projet, et ce sont souvent les "jeunesse" qui donnent le coup de pouce (et je ne dis pas ça pour te faire plaisir), et c'est parti.

 

Ceci dit, ce n'est pas Noel tous les jours : les secteurs jeunesse sont débordés par leurs partenariats (ecoles, crêches, centres aérés etc...) et considèrent souvent qu'ils n'ont pas le temps de s'investir ailleurs. Ce qui n'est pas faux : ces partenariats, comme les accueils de classes, sont souvent des partenariats "obligés" .

 

C'est alors aux autres secteurs de proposer des actions transversales. Donnant donnant.

 

Bonne chance (Gaelle ? )Gaëllou.

Modifié le 16 mai 2021 par Ferris

[Gaëllou]

Bonjour,

Je suis actuellement en phase cv et lettre de motivation (et finalement ce n'est pas si évident que ça), les premiers entretiens auront lieu début novembre. Je reviendrai vous dire, je stresse (un peu).

[Ferris]

Si tu souhaites des réponses individualisées, sur ton CV et lettre de motivation, tu peux me contacter en MP. Tu clique sur Ferris, à gauche, et tu te retrouves en MP (message personnel), tu choisis "message" et tu m'envoies ce que tu veux. Je te répondrai de la même façon. Tout restera confidentiel. Important : precise-moi si tu es disponible (en dehors du poste qu'on te propose)sur tout le territoire ou sur un périmètre précis, c'est très important. Plus ton périmètre est restreint et plus tes chances sont faibles. On ne sait jamais...

Autre aspect parfois difficile : pourquoi le responsable actuel s'en va ? Retraite d'accord, mais y a t'il des problèmes avec les élus etc..

 

Un aspect important dans le CV : les partenariats de la bib avec le secteur culturel, associatif et scolaire : a développer,  voir le bilan, etc...

 

Et enfin : tu oeuvres dans un cadre communal ou intercommunal ? Cela peut changer beaucoup de choses selon les compétences devolues à chaque structure

 

Enfin: es-tu dans le cadre d'un avancement de grade à l'ancienneté et dans quelle catégorie (1ere classe, 2e classe etc..de toutes façons si tu as 15 ans dans ton grade, cela doit aller tout seul puisque tu as au moins 7 ans d'ancienneté).

 

[Gaëllou]

Bonjour,

Juste un message pour donner quelques nouvelles.

J'ai passé le premier entretien (dans ma collectivité il y en a deux). Je l'ai beaucoup préparé (je ne crois pas avoir déjà préparé autant un entretien même quand je cherchais mon premier boulot.... :-P) et beaucoup de stress, pas très à l'aise à l'idée de devoir convaincre mes propre responsables.

Résultat : la première étape est passée. Je vais au second entretien début décembre. Nous ne sommes plus que deux. Encore quelques nuits à mal dormir.... ;-)

 

Merci pour les conseils

[B. Majour]

Bravo Gaëllou !

Continue.

[Gaëllou]

Bonjour,

Pour clôturer mon post, je viens donner les dernières nouvelles : j'ai été recrutée et passerai donc responsable du secteur jeunesse au départ en retraite de ma collègue. :-)
Un peu de stress en voyant l'autre candidate sortir (nous participons à des comités de lecture ensemble et je sais que c'est quelqu'un de très pro) mais tout s'est bien passé (retour de mes supérieurs qui m'ont dit que j'avais fait l'unanimité et que je n'avais pas "volé ma place").

Je suis très heureuse. Il me restera à (enfin) réussir le concours de B. Et c'est autre chose !

 

Merci à ceux qui m'ont conseillé

et belles fêtes de fin d'année.

[Ferris]

Merci pour ton retour ! N'hésite pas à nous tenir au courant des changements que cette nomination va apporter dans ton quotidien. Et encore bravo !