Rétroplanning pour une réinformatisation

[Stanislas]

Bonjour,

 

Notre marché pour le SIGB se termine en juin 2024.

Nous réfléchissons à la possibilité de ne pas le renouveler, et de lancer un appel d'offre pour changer de SIGB.

Pour l'instant, nous en sommes au niveau 0 de la réflexion (on a juste fait un bilan du SIGB actuel et de ses défauts).

Les bibliothèques qui se sont réinformatisées récemment (même si c'est encore en cours) pourraient-elle me donner une idée du rétroplanning qu'elles ont suivi ? Combien de temps pour l'analyse préalable, la rédaction du cahier des charges, l'appel d'offres, la migration des données…?

Dans les divers sujets sur la réinformatisation, sur ce forum, je n'ai pas vu cette question évoquée (mais peut-être ai-je mal cherché ?)…

 

Merci d'avance.

 

Pour info, nous sommes un réseau de bibliothèques municipales, de musées, d'école de musique sur une agglomération d'environ 200.000 habitants.

[Stanislas]

PS : j'ai bien sûr vu  l'estimation temporelle dans la fiche "Réinformatisation" de la Boîte à outils du numérique en bibliothèque, mais elle me semble un peu serrée, et elle ne comprend pas la partie Marché…

Modifié le 9 octobre 2021 par Stanislas

[Ferris]

Tu peux avoir accès gratuitement à la centrale des marchés

https://centraledesmarches.com/secteur-activite/48160000-logiciels-de-bibliotheque

 

Mais, à mon avis, cela ne te donnera pas grand chose pour tes besoins, ce ne sont que des formulations administratives de besoins spécifiques que tu es le seul à connaître...Napoléon disait que l'histoire etait un tissu de mensonges sur lesquels tout le monde s'était plus ou moins mis d'accord. Et bien les marchés c'est pareil : c'est la formulation financière et administrative, consensuelle et conventionnelle, de besoins généraux sur lesquels tout le monde est plus ou moins d'accord  (en fonction des offres existantes), et d'ailleurs tu cherches, comme tout le monde, un copié-collé acceptable ( ne dis pas le contraire...) mais qui ne correspondent et ne correspondront jamais aux besoins réels. Mais tu le sais et moi aussi, donc tout va bien.

 

Maintenant, tu as des sujets approchants sur le forum , permettant par exemple d'aborder des sujets comme :dissocier ou non fournisseurs portail et sigb par exemple, ou le coût global d'une reinformatisation, des cahiers des charges (differents si tu es en réseau ou non) etc...

 

https://www.agorabib.fr/topic/3561-réinformatisation-dans-le-cadre-de-la-création-dun-réseau-de-lecture-publique/

https://www.agorabib.fr/topic/3825-coût-dune-ré-informatisation/

https://www.agorabib.fr/topic/3089-exemples-de-cahier-des-charges-réinformatisation/

https://www.agorabib.fr/topic/1893-réinformatisation/

etc...

 

Personnellement, et pour l'avoir vécu plusieurs fois, je ferais particulièrement attention à la promesse de recupération/migration de données.

Voir à ce sujet, aux presses de l'ENSSIB, https://books.openedition.org/pressesenssib/6441 et  https://books.openedition.org/pressesenssib/6693

 

C'est pas vieux, ça date de 2019.

 

Tu as aussi, de 2017, l'ouvrage d'Anna Svenbro, https://books.openedition.org/pressesenssib/6441, qui donne aussi une methodologie modèle de cahier des charges https://books.openedition.org/pressesenssib/6628.

 

Mon expérience perso, résumée très brièvement : ne pas se focaliser sur des SIGB à large spectre (SIGB, portail, accès aux numériques etc...)ou proposant du "tout en un", eviter des contrats de type "incluant des mises à jour" sur lesquels tu n'as rien à dire, le "choix" (illusoire) entre le gratuit (qui n'est pas gratuit de toutes façons) et le payant, évaluer la qualité du SAV (tu as qui au telephone ? Un connard qui prend note de ta demande ou un technicien qui te répond fd'office ?), eviter des démonstrations devant les élus des performances d'un logiciel par rapport à un autre (baratin oblige, les élus gobent n'importe quoi, j'en ai fait la douloureuse expérience...pour finir par se focaliser sur le mieux-disant financier evidemment), se mefier des récupérations de données douteuses (concurrence oblige, ces gens là n'ont pas à se faire de cadeau entre eux , attention, là aussi c'est du vécu..), ne pas accorder trop d'importance à la performance esthetique de ton site public ou de tes accès, de ta page facebook etc... (de toutes façons disponibles ailleurs ensuite), mais surtout savoir anticiper tes besoins futurs...

Exemple : on a une collègue qui tout récemment a posté pour savoir quel système adopter pour effectuer des reservations des postes informatiques. C'est une question à te poser maintenant.

 

Sinon, ensuite, et là encore c'est du vécu, on passe sa vie à bricoler pour rester dans le train. 39 ans de carrière à vérifier que mon wagon est toujours accroché au train...parce que la locomotive avait changé et qu'on ne m'avait pas prévenu. C'est con, non ?

 

Pour le plaisir, jeter quand même un coup d'œil sur le classement des meilleurs logiciels 2020 proposé par Archimag  https://www.archimag.com/bibliotheque-edition/2020/06/12/enquete-2020-logiciels-bibliotheque

 

Et en profiter pour vérifier ta situation par rapport aux bibliothèques en réseau avec toi, si c'est le cas, ou ta BDP, de toutes façons. Là encore un mauvais choix, stratégiquement parlant, pourra te poser des problèmes à l'avenir : Avec les intercos et l'extension du perimetre des BDP,il faut parfois couper la poire en deux : non pas choisir "le meilleur" (pour autant qu'il existe), mais celui qui est le plus en adéquation (compatibilité maxi) avec les bibs du réseau et la BDP. Surtout si tu échanges beaucoup de données, evidemment...Idem pour la qualité/simplicité des interfaces, surtout si tu travailles avec des benevoles.

 

Enfin, jeter un coup d'oeil aux aides DRAC pour ce genre de projet. Ils te proposent un logiciel REGISTAR pour élaborer un modèle de cahier des charges :

https://www.registar.fr/aides-informatisation/

Modifié le 1 février 2023 par Ferris

[Stanislas]

Merci Ferris, mais ma question porte uniquement sur le calendrier.

Le but est de savoir à quel moment nous devons forcément avoir lancé les choses si on veut pouvoir changer de SIGB et faire la transition ancien/nouveau SIGB avant la fin du marché.

L'estimation de la fiche "Réinformatisation" table sur 7 à 14 mois, mais sans la partie appel d'offre/dépouillement, qui j'imagine est très variable selon les services.

 

Je suis vraiment en demande de retour d'expériences de collègues ayant opéré un changement de SIGB pour savoir combien de temps a pris l'opération chez eux, du début à la fin, afin d'établir un rétroplanning réaliste…

[Ferris]

Réussir la migration des données concernant les documents et les lecteurs est effectivement assez complexe et passe par plusieurs étapes. Tu les as dans le livre d'Anna Svenbro, en intégrale sur https://books.openedition.org/pressesenssib/6681

 

Extrait : la migration des données, c’est-à-dire le transfert des données existantes de l’ancien SID vers le nouveau dans le(s) format(s) adéquat(s), tout en préservant l’intégrité des informations qu’elles contiennent, constitue l’opération-charnière de la réinformatisation d’une bibliothèque, celle qui détermine son succès ou son échec. Cette étape est aussi l’une des principales sources de préoccupations (voire d’angoisses) pour les agents participant à ce type de chantiers.

 

Bonnes angoisses 

 

Je ne suis jamais passé par là, ayant utilisé le contact direct avec les fournisseurs (petites entorses aux règles du marché, mais...), ce qui m'a permis de ne travailler, avec eux, que sur les trucs à problèmes (la qualité de l'interface, et surtout les données lecteurs en ce qui me concerne). Ceci dit, dans tous les cas, on a toujours perdu des données au total, notamment statistiques.

[Mat_]

Bonjour,

 

Pour avoir participé à un projet de réinformatisation entre plusieurs bibliothèques il y a quelques années, voici un retour d'expérience : la réflexion a été entamée l'année N, les réflexions / réunions / groupes projet / rédaction du cahier des charges se sont déroulés de l'année N à l'année N +3 (l'année N ne comptait pas réellement, le projet s'est vraiment mis sur les rails l'année N+1), le marché a été publié l'année N+3, et le délai entre la remise des offres et le choix laissait quatre mois pour le dépouillement.

Le plus long dans la période N à N+3 a été la période de rédaction des parties entre les différents établissements, chacun exprimant ses propres besoins et un groupe projet identifiant la mutualisation possible ou non (dix-huit mois environ, les quatre derniers étant plus chargés à l'approche de l'échéance de publication) puis la période d'allers-retours de l'offre à publier entre les services juridiques des établissements (cinq mois environ).

Six à neuf mois pour analyser l'existant et recueillir les besoins ne sont pas aberrants (selon le nombre d'interlocuteurs à consulter, les périodes de congés etc.).

Puis au moins six mois pour rédiger un cahier des charges en fonction de l'étape analyse / recueil précédente, sachant qu'il faut aussi se projeter sur d'éventuels nouveaux besoins ou services (s'il s'agit du projet principal sur lequel on travaille).

Enfin une dernière période de trois à six mois de validation des documents / de l'offre à publier par les instances.

En moyenne, pour un projet d'envergure (plusieurs bibliothèques, établissements différents, + de 200 000 habitants), mieux vaut prévoir entre 18 et 24 mois de travail en amont pour publier une offre.

Bonne chance,

 

 

[Stanislas]

Merci Mat_ !